Prinsip – Prinsip Penyusunan SOP

Penyusunan SOP harus berpedoman pada prinsip – prinsip berikut.

1.      SOP harus ditulis, sederhana, dan tidak berbelit – belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu.

2.      SOP harus menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya pelayanan dan tata cara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan.

3.      SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang di butuhkan dan sampai mana tanggunag jawab masing – masing pejabat/pegawai.

4.      SOP harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku.

5.      SOP harus dapat mengambarkan alur kegiatan yang mudah di telusuri jika terjadi hambatan.

Aspek yang perlu di perhatikan dalam penyusunan SOP adalah tipe dan format SOP. Penulisan SOP minimal memuat uraian prosedur, syarat – syarat kelengkapan, dan gambar sehingga mudah di pahami.

Penyusunan SOP bukan hal yang mudah. Apalagi jika merupakan sebuah prosedur baru, yang harus mempertimbangkan berbagai unsur sehingga prosedur yang di tulis benar – benar memenuhi kriteria. Untuk memperoleh prosedur yang baik, tim harus kembali mengumpulkan informasi yang di rasakan kurang, melakukan analisis, mengidentifikasi, dan menetapkan alternatif.

SOP yang telah di susun perlu di integrasikan kedalam sebuah dokumen yang nantinya akan menadi panduan dalam pelaksanaan prosedur – prosedur pelaksanaan tugas pokok dan fungsi ataupun penyelenggaraan pelayanan. Pengintegrasian dilakukan karena satu prosedur dengan prosedur lainnya yang saling berkaitan, harus deselaraskan sehingga terwujud konsistensi, dan keseragaman antara satu dengan yang lain,dan tidak saling bertentangan yang akan menghambat prosedur itu sendiri.

SOP yang telah dirumuskan oleh tim harus melalui tahapan pengujian yang dilakukan melalui penerapan langsung pada unit penggunaan atau pelaksanaan prosedur. Proses pengujian bertujuan untuk mendapatkan informasi lebih lanjut yang belum di tampung dalam prosedur atau yang diperlukan oleh tim sebagai bentuk review atas SOP.

Langkah – langkah pengujian dan review dilakukan sebagai berikut.

1.      Penyiapan dokumen SOP yang sudah diintegrasikan.

2.      Simulasi/uji coba terhadap SOP

3.      Penyempurnaan SOP

Proses pengujian yang dilakukan berulang kali hingga dihasilkan rumusan yang benar – benar sesuai. SOP yang sudah diuji dan di review disampaikan kepada pimpinan satuan kerja/ organisasi untuk mendapatkan pengesahan. Proses pengesahan merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan, meliputi penelitian dan evaluasi terhadap prosedur yang di standarkan. SOP yang sahkan harus memuat ringkasan eksekutif untuk membantu pimpinan memahami hasil rumusan sebelum melakukan pengesahan. Meskipun SOP telah disahkan oelh pimpinan, proses review secara berkelanjutan tetap dialakukan agar di peroleh  SOP yang benar – benar efisien dan efektif.