DOKUMEN DOKUMEN PENGIRIMAN BARANG

Beberapa dokumen yang umum dikenal dalam bisnis jasa pengiriman barang diantaranya seperti :

• Invoice, yaitu dokumen yang berisi tentang data-data barang yang akan dikirimkan, termasuk di dalamnya harga dan identitas barang.
• Packing List merupakan dokumen yang memuat data deskriptif mengenai barang yang akan dikirimkan, yang dirinci pada jenis barang, dimensi barang, berat barang, serta kuantitas barang.
• Shipping Instruction (SI) adalah perintah untuk memuat barang ke dalam kapal dari perusahaan pengirim barang kepada perusahaan freight forwarder. Di dalam dokumen SI ini memuat data-data diantaranya : identitas (nama dan alamat) pengirim,  identitas penerima, keterangan barang, serta kuantitas barang dikirim.
• Airwaybill merupakan surat jalan untuk mengirimkan barang via udara, atau pesawat. Data-data dalam Airwaybill meliputi identitas pengirim, identitas penerima, jumlah dan berat barang, tanggal transaksi, yang dibubuhi tanda tangan pengirim dan pihak penyedia layanan pengiriman.

Dokumen-dokumen itulah yang umum dijumpai dalam setiap pengiriman barang, terutama untuk jenis barang paket atau bukan dokumen. Untuk jenis barang tertentu, beberapa dokumen khusus juga diperlukan, seperti misalnya :

• Fotocopy surat berharga (seperti SIUP, NPWP, Sertifikat tanah, dan lain sebagainya)
• MSDS (untuk pengiriman barang yang berbentuk cairan / mengandung unsur kimia berbahaya),
• Sertifikat Fumigasi (untuk pengiriman barang yang berbahan kayu),
• Sertifikat Karantina (untuk pengiriman binatang atau buah-buahan),
• Sertifikat POM (untuk pengiriman bahan makanan),
• dan berbagai dokumen lain yang dibutuhkan, menyesuaikan pada jenis barang yang akan dikirimkan.

Kesemua dokumen khusus tersebut biasanya hanya dibutuhkan saat melakukan pengiriman ke luar negeri dan dalam skala besar. Jadi, untuk pengiriman domestik tidak diperlukan dokumen yang selengkap itu.

DOKUMEN DOKUMEN PENERIMAAN BARANG

Penerimaan Barang adalah “Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”

Aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting:
1.Fisik barang yang diterima
2.Dokumentasi
3.Cara penangananbarang

1. Fisik Barang Yang Diterima

Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.

•Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja.
•Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.
•Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan
•Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
•Kuantitas barang VS dokumen

2.Dokumentasi
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.
•Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.
•Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).
•Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3.Cara Penanganan Barang
Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.
•Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
     o Suhu
     o Kadaluarsa
     o Maksimal tumpukan

•Gunakan peralatan yang sesuai
     o Pallet
     o Drum
     o Forklit
•Pahami aturan keselamatannya
     o Kimia
     o Racun
     o Meledak

Secara umum dapat dinyatakan bahwa penerimaan barang merupakan aktifitas operasional gudang yang sangat penting karena merupakan awal dari penanganan barang.
Logika umum mengatakan bahwa penerimaan barang yang baik saja masih memungkinkan terjadinya kerusakan/kesalahan barang didalam gudang, terlebih jika pada saat penerimaan barang ditangani dengan cara yang tidak benar, dijamin kerusakan/kesalahan tsb pasti terjadi.
Tahapan Penerimaan Barang:
1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system (GRN).
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.

Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas.

LAPORAN PENJUALAN

Laporan Penjualan adalah laporan yang berisi tentang transaksi penjualan baik itu per pelanggan maupun perinciannya.

Pada laporan penjualan pada umumnya berisikan informasi periode penjualan, nama barang, harga jual barang, jumlah barang yang terjual, total penjualan masing – masing barang dan total penjualan secara keseluruhan.

Dalam membuat laporan penjualan kita harus rapi dan teliti, setelah itu kita ringkas data penjualan ke dalam jurnal penjualan. Fungsi dari laporan penjualan itu sendiri adalah untuk mencatat dan memposting transaksi debitur tanpa harus membuat atau mencetak Faktur maupun Nota Debet. Keistimewaan lainnya adalah mencatat Faktur atau Nota Debet yang telah dikeluarkan baik secara manual atau cara-cara lainnya. Jumlah dari Faktur atau Nota Debet dimasukkan disini tanpa harus memasukkan rincian item Faktur atau Nota Debet.

MENGELOLA ORDER PENJUALAN

A. Membuat Back Order

1. Prosedur Order Penjualan
     Prosedur adalah suatu urutan kegiatan administrasi yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang tejadi berulang-ulang. Dalam penanganan order penjualan pada suatau perusahaan perlu adanya prosedur yang digunakan sebagi pedoman. Kegiatan administrasi yang dimaksudkan antara lain: menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih dan memindahkan, serta membandingkan.
     Prosedur sangat tergantung kepada jenis kegiatan perusahaan. Apakah perusahaan itu merupakan perusahaan jasa, perusahaan dagang atau perusahaan industri dan juga besar kecilnya skala perusahaan itu sendiri. Disamping itu, cara penjualan tunai atau kredit akan mempengaruhi prosedur yang dibuat oleh suatu perusahaan. Penanganan kegiatan penjualan bagi perusahaan dagang yang memiliki standar prosedur operasional akan melibatkan bagian-bagian organisasi sebagai berikut :

     a) Bagian order penjualan:

1. Merima Order dari langganan.
     Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.

2. Memverikasi order langganan.
     Mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, yang meliputi nama produk, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.

3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan.
     Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order

4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit.
     Hal ini untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.

5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.



b) Bagian kredit:

1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.



c) Bagian Stock & Delivery

1. Menerima oder penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan.
    Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
3. Mencatat pembelian
     Berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau surat jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4. Membuat delivery order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang untuk penjualan yang mengambil barang di gudang atau meminta PO/memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
7. Menerima delivery order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.



d) Bagian Gudang

1. Menerima perintah/permintaan barang
2. Menyediakan barang sesuai dengan surat perintah/permintaan/bon pengeluaran barang (delivery order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
3. Mengembalikan perintah/permintaan/bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
4. Mencatat pengeluaran pada kartu persediaan



e) Bagian Transportasi (Sopir)

Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

1. Menerima PO/memo, delivery order dari bagian stock & delivery
2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
3. Menerima surat jalan/surat pengantar supplier
4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/PO/Surat Jalan Supplier
5. Menandatangani surat jalan supplier dan meminta copynya.
6. Membawa dan menyerahkan barang ke customer
7. Menyerahkan delivery order kepada customer untuk ditanda tangani.
8. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)


f) Bagian Invoice/Faktur

1. Menerbitkan faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery.    Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
2. Menerbitkan faktur pajak.
3. Menerbitkan listing penjualan harian
4. Mendistribusikan dokumen
     a) Invoice/faktur, faktur pajak lembar ke-1, deliveri order lembar ke-1 ke bagian kredit

     b) Tembusan penjualan ke pemegang buku piutang

     c) Tembusan jurnal, faktur pajak lembar ke-2, faktur pajak lembar ke-2 ke bagian buku besar

5. Mengarsip invoice lembar ke-4, delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar extra copy.

g) Bagian Administrasi Keuangan:

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :

1. Bagian Piutang

· Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
· Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
· Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
· Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
· Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
· Membuat surat penagihan

2. Bagian buku besar

a) Bagian Jurnal Penjualan

· Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
· Menerima copy Faktur Pajak.
· Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

3. Bagian Jurnal Pembelian

· Menerima Copy Po dari bagian pembelian
· Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
· Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang 

2. Pengertian Back Order

Back order adalah jumlah sebagian pesanan dari pembeli yang tidak dapat dipenuhi penjual pada waktu yang diminta oleh pembeli. Dengan kata lain back order merupakan sisa pesanan barang dari pembeli yang dikirim kemudian setelah tanggal yang ditentukan berdasarkan persetujuan pihak pembeli. Back order terjadi karena disebabkan jumlah barang yang tersedia lebih sedikit dari jumlah pesanan yang diminta oleh pembeli sehingga terjadi kekurangan barang. Jika terdapat back order, maka perusahaan akan mengirimkan surat back order kepada pembeli sebagai pemberitahuan dan konfirmasi untuk kekurangan barang yang belum bisa dipenuhi.

3. Cara Penanganan Back Order 

Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam pengelolaan back order, misalnya: 
PT. Garuda pada tanggal 12 Juni 2008 menerima order penjualan sebanyak 1.400 unit barang yang harus dikirim tanggal 20 Juni 2008. Pada tanggal 20 Juni 2008, perusahaan hanya memiliki barang sebanyak 1.200 unit. Untuk sisanya sebanyak 200 unit berdasarkan persetujuan pembeli akan dikirim tanggal 28 Juni 2008. Dari data tersebut yang dimaksud dengan back order adalah untuk barang sejumlah 200 unit. 
Cara pengelolaan back order tersebut sebagai berikut : 

· Bagian Order penjulan pada tanggal 20 Juni 2008 membuat surat order pengiriman, untuk pesanan yang dipenuhi sebanyak 1.200 unit dan mendistribusikannya kepada bagian-bagian yang terkait. Tetapi dalam hal ini bagian penagihan belum membuat faktur pejualan. 
· Bagian Order penjualan pada tanggal 28 Juni 2008 membuat surat order pengiriman, untuk 200 unit barang sisa yang belum terpenuhi pada tanggal 20 Juni 2008 dan mendistribusikannya kepada bagian yang tekait. 
· Bagian penagihan membuat faktur penjualan setelah mendapat pemberitahuan dari bagian order penjualan bahwa pesanan tersebut telah dikirim seluruhnya.

Setelah mendapat pemberitahuan dari order penjualan, maka kita membuat jurnal penjualan.

Dari data yang terdapat dalam jurnal penjualan tersebut selanjutnya digunakan untuk menyusun laporan penjualan tiap jenis produk.

Jurnal berkolom memiliki keterbatasan karena jumlah kolom untuk menampung produk yang dijual sangat terbatas. Oleh karena itu, untuk jenis produk yang lebih banyak lagi dapat digunakan work sheet (kertas kerja). Dengan menggunakan work sheet jumlah kolom yang disediakan untuk jenis barang lebih banyak dari pada menggunakan jurnal penjualan berkolom. Namun demikian jumlah kolom masih tetap terbatas, untuk itu setiap kelompok barang disediakan satu work sheet.

Contoh bentuk work sheet sebagai berikut :

Work Sheet Penjualan Menurut Kelompok Produk