Jenis dan Format SOP

Jenis dan Format SOP

Ø Jenis SOP

SOP dapat di bedakan menjadi dua jenis sebagai berikut.

a.       SOP Teknis

SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan – kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan :

1.       Pelaksanaan prosedur ( aktor ) bersifat tunggal, yaitu satu orang atau satu kesatuan tim kerja.

2.       Berisi cara melakukan pkerjaan atau langkah rinci pelaksanaan pekerjaan.

SOP teknis banyak digunakan, antara lain bidang teknik, seperti pemiliharaan kendaraan, pengoperasian alat – alat, dan kesehatan. Di lingkungan kementrian, SOP teknis dapat di terapkan pada bidang pengkajian dan standarisasi keselamatan dan kesehatan kerja, pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan ( auditing ), kearsipan, korepondensi, dokumntasi, pelayanan kepada masyarakat, administrasi kepegawaian, dan lain – lain.

b.      SOP Administratif

SOP administratif adalah standar pekerjaan yang bersifat administratif. Yatu pekerjaan yang di laksanakan oleh lebih dari satu orang atau dengan kata lain pekerjaan yang melibatkan banyak orang dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal ( tim, panitia ). Dengan demikian ,SOP jenis ini dapat di terapkan pada pekerjaan yang menyangkut urusan administratif ( kesertariatan ) pada unit – unit pendukung ( support staff ) dan urusan teknis ( substantif ) pada unit – unit teknis ( operating core ).

SOP aministratif ini pada umumnya dicirikan dengan :

·         Pelaksanaan prosedur (aktor ) berjumlah banyak ( lebih dari satu orang ) dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal.

·         Berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan atau langkah – langkah pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan.

SOP administratif bersifat makro adalah SOP administratif yang menggambarkan pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro yang meliputi beberapa pekerjaan yang bersifat mikro yang berisi langkah – langkah pekerjaan yang  lebih rinci, sedangkan administrasi yang bersifat mikro adalah SOP asministrasi yang merupakan bagian dari SOP administrasi makro yang membentuk satu kesinambungan aktivitas.

Ø Format

Penyusunan SOP harus memperhatikan format SOP sehingga mempermudah pengorganisasiannya dan harus memudahkan bagi para pengguna dalam memahami isi SOP tersebut. Format SOP ini di bagi dalam 2 Kelompok, yaitu format SOP secara umum dan format SOP administrasi pemerintahan.

a.      Format Umum SOP

Ada dua faktor yang dapat di jadikan dasar dalam penentuan format penyusunan SOP, yaitu :

1.       Berapa banyak langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.

2.       Berapa banyak keputusan yang akan di buat dalam suatu prosedur.

Format terbaik SOP adalah dapat memberikan wadah serta dapat mentransmisikan informasi yang di butuhkan secara tepat dan memfasilitasi SOP secara konsisten.

Format SOP dapat berbentuk sebagi berikut :

1.       Langkah sederhana ( simple steps )

Simple steps dapat di gunakan jika prosedur yang akan di susun hanya memuat sedikit kegiatan ( kurang dari 10 kegiatan ) dan memerlukan sedikit keputusan. Format SOP ini dapat di gunakan dalam situasi yang hanya terdapat beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun, biasanya merupakan prosedur rutin. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek.

2.       Tahapan berurutan ( hoerarchical steps )

Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan untuk prosedur yang di susun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.

3.       Grafik ( graphic )

Format ini dapat di pakai, jika prosedur yang di susun merupakan kegiatan yang sederhana dan bersifat spesifik. SOP in umumnya dipakai pad unit – unit pelayanan publik yang memiliki variasi tingkat pengetahuan. Untuk menggambarkan prosedur diperlukan adanya suat foto atau diagram untuk memudahkan pemahaman. SOP format graphic steps yang menggunakan gambar dan di beri keterangan ( catatan ) disebut annoted picture.

4.       Diagram alir ( flowcharts )

Flowcharts ini di pergunakan untuk SOP pengambilan keputusan yang banyak ( kompleks ) dan membutuhkan opsi jawaban ( alternatif jawaban ), seperti jawab “ ya “ atau “tidak” ,”lengkap” atau “tidak”, “benar”atau “salah”, dan sebagainya. SOP format flowcharts ini terdiri atas dua jenis, sesuai dengan bentuk penggambaran alur simbolnya< yaitu linier flowcharts ( diagram alir linier ) dan branching flowcharts ( diagram alir bercabang ).

Diaram alir liier di gunakan untuk menggambarkan prosedur pekerjaan dalam bentuk linier secara vertikal ataupun horizontal dengan tidak memisahkan antara kegiatan dengan aktor pelaksana dan kegiatan dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat didalam simbol yang di pakai. SOP format ini umumnya dipakai pada SOP yang bersifat teknis.

Penggunaan format ini melibatkan beberapa simbol umum dalam menggambarkan proses, mencangkup 29 simbol termasuk simbol anak panah ( arrow ).

b.      Format SOP Administrasi Pemerintah

Format administrasi pemerintah yang dipersyaratkan dalam kebijakan reormasi birokrasi, tidak seperti format SOP pada umumnya. Formatnya sebagai berikut

1.       Format diagram alir bercabang ( branching flowchart )

Format diagram alir bercabang dipergunakan hanya dengan SOP administrasi pemerintah dan tidak ada format lain. Diagram alir bercabang di pergunakan untuk menggambarkan prosedur pekerjaan dalam bentuk simbol yang di hubungkan secara bercabang – cabang dengan memeisahkan antara kegiatan dan aktor pelaksana kegiatan. Hal in di asumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah memuat kagiatan yang banyak ( lebih dari sepuluh ) dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak. Dalam format ini, simbol yang di pergunakan tidak diberi tulisan rumusan singkat kegiatan. Tulisan hanya di perlukan untuk memberi penjelasan pada simbol kegitan yang merupakan pengambilan keputusan( simbol “decision atau belah ketupat ). SOP format ini pada umumnya di pergunakan pada SOP administratif.

2.       Menggunakan lima simbol flowcharts

a.       Simbol kapsul/terminator untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir.

b.      Simbol kotak/process untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi.

c.       Simbol belah ketupat / decision untuk mendeskripsikan kegiatan dalam pengambilan keputusan.

d.      Simbol anak panah /arrow untuk mendeskripsikan arah kegiatan ( arah proses kegitan )

e.      Simbol segilima / of-page conector untuk mendeskripsikan hubungan antarsimbol yang berbeda halaman.

Asumsi yang menjadi alasan hanya ada lima simbol yang dipergunakan sebagai berikut.

a.       SOP administratif pemerintahan unutuk keperluan reformasi birokrasi hanya mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatan – kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu aktor dan bersifat makro maupun mikro ( bukan barsifat teknis yang detail ) dan menyangkut urusan administratif maupun urusan urusan teknis.

b.      Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan admnistratif, yaitu kegiatan eksekutif ( process ) dan pengambilan keputusan ( decision )

c.       Simbol lain tidak dipergunakan kaena prosedur  yang dideskripsikan tidak detail dan tidak bersifat teknis ( bukan SOP teknis ). Di samping itu, kegiatan yang dilakukan oleh aktor pelaksanaan kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal yang berlaku pada peralatan ( mesin ).

d.      Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif ( menggunakan kata kerja  tanpa subjek ) dengan demikian banyak simbol yang tidak di pergunakan, seperti : simbol pendokumentasian, simbol persiapan, simbol penundaan, dan simbol sejenisnya.

e.      Penyusunan SOP administrasi pemerintah ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara vertikal, artinya bahwa branching flowcharts ditulskan secara vertikal sehingga hanya mengenai penyambungan simbol yang menghubungkan antarhalaman ( simbol segi lima / off = page connector ) dan tidak mengenal simbo lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.

c.       Aktor Dipisahkan Dari Aktivitas

Penulisan aktor dalam SOP asministrasi pemerintah ini dipisahkan dari aktivitas ( kegiatan – kegiatan ). Oleh karena itu, untuk menghindari repetisi ( pengulangan ) yang tidak perlu dan tumpang tindih ( overlapping ) tidak efisien , maka penulisan kegiatan di sertai dengan aktor pelaksanaan kegiatan dan dipisahkan dalam kolom aktor sendiri.

Dengan demikian, penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan objek dan keterangan, seperti :

a.       Menulis laporan

b.      Mendokumentasikan surat pengaduan

c.       Mengumpulkan bahan rapat

d.      Mengirim surat undangan kepada peserta

e.      Meneliti berkas

f.        Menandatangani draft net surat, mengarsipkan dokumen

Penulisan aktor tidak di urutkan secara hireraki, tetapi di dasarkan pada sekuen kagiatan dan selalu di mulai dari sis kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan matriks flowcharts.

Dalam penyusunan SOP asministratif, perlu di bedakan antara aktor outsider dan aktor insider, karena yang di tuangkan dalam pelaksanaan kegiatan hanya aktor insider. Hal ini di sebabkan tidak dapat menetapkan waktu yang di butuhkan dalam SOP bagi aktor outsider. Aktor outsider yang dapat masuk menjadi aktor insider dan dapat di tulis dalam pelaksanaan kegiatan adalah pemohon, narasumber, peserta, dan konsultan.

Adapun penulisan aktivias SOP yang berkaitan dengan aktor outsider tetap di tulis dalam kolom aktivitas, tatapi aktor outsider yang terkait tersebut tidak di tulis dalam kolom aktivitas, tetapi aktor outsider yang terkait terdebut tidak di tulis dalam kolom pelaksana. Dalam penyusunan SOP administratif perlu memperhatikan bahwa SOP yang di susun” apakah SOP makro atau mikro “. Apabila SOP yang di susun merupakan SOP makro, maka aktornya juga aktor makro demikian juga untuk SOP mikro maka aktornya pun merupakan aktor mikro

d.      Dilengkapi Data Identitas, Mutu Baku, Dan Keterangan

SOP administratif pemerintah yang di persyaratkan dalam kebijakan reformasi birokrasi di samping matriks flowcharts yang berisi nomor, aktivitas ( kegiatan ) dan pelaksanaan ( aktor ), dilengkapi dengan data identitas, mutu baku, dan keterangan.