Standard
Operating Prosedure
(SOP) Pergudangan
Operasional
Warehouse/Gudang sehari-hari diharapkan mengacu kepada satu Standard
Operating Prosedure (SOP) Pergudangan yang jelas dan feasible untuk
dilakukan oleh karyawan di gudang. Terkadang dalam penyusunan Standard Operating Prosedure
(SOP) Pergudangan departemen Quality manajemen / Assurance menjadi
inisiator. Hal itu dikarenakan
keberadaan SOP pada satu bagian adalah indokator sistem manajemen yang baik.
Tetapi jika perusahaan anda saat ini belum memiliki Departemen
Quality Management/ Assurance dan saat ini Warehouse /gudang belum memiliki SOP yang jelas sehingga berjalan
sesuai “kebiasaan” karyawan atau sebaliknya SOP ada namun tidak cukup jelas dan
mudah untuk dipraktikkan dalam operasional gudang, kira-kira apa yang akan
terjadi? Hal seperti itu sering terjadi dan dampak ketidak jelasan SOP tersebut
adalah :
1.
Kebocoran aset perusahaan yang ada di gudang dalam berbagai macam
jenis penyimpanan karena tidak adanya panduan SOP yang jelas.
2. Budaya kerja
‘semau atasan’ atau ‘turun temurun’ dimana hal ini mengakibatkan demotivasi
bagi karyawan di bawah yang tentu menghendaki adanya satu standarisasi kerja.
3. Kualitas
pekerjaan yang tidak standard. Berbeda orang yang mengerjakan akan berbeda
perlakuannya, sehingga kualitas kerja tergantung kepada ‘orang’ dan bukan
kepada sistem.
Untuk
menghindari ketiga hal di atas tentu dibutuhkan adanya satu dokumen SOP sebagai
panduan kerja standard bagi seluruh karyawan yang bekerja di Warehouse.
Untuk itu
pada buku ini diuaraikan salah satu contoh SOP pergudangan secara detail untuk
kebutuhan terutama bagi industri skala kecil menengah melalui adanya sebuah Standard
Operating Prosedure (SOP) Pergudangan.
Catatan :
a. Pada halaman 1 SOP adalah lembaran documen history yang menjelaskan history SOP mulai saat pertama kali dibuat, revisi 1, revisi 2 dan seterusnya, termasuk perubahan yang setiap bagian. Halaman 1 SOP ini juga memuat lembar pengesahan SOP.
Pada bagian atas (header) SOP memuat beberapa hal berikut : Logo perusahaan di kiri atas, judul SOP, efektif berlaku nya SOP, keterangan dokumen. Bagian atas SOP merupakan bagian yang sama untuk halaman selanjutnya, hanya berubah di penunjuk saja.
Catatan :
Pada halaman
2 dari SOP memuat informasi : Tujuan SOP dibuat Ruang Lingkup SOP, penanggung
jawab SOP, Definisi dan singkatan dari istilah-istilah yang ada dalam SOP.
Bagian ini diperlukan untuk mengetahui keterangan-keterangan SOP yang tidak dapat
di paparkan dalam diagram visual (pada halaman selanjutnya).
Bagian ini
dapat dikatakan merupakan bagian yang paling penting karena membuat seluruh
informasi alur proses dari aktifitas sesuai judul pada SOP (dalam hal ini
penerimaan barang).
Terbagi atas
3 kolom ; Aktifitas dokumen / catatan
Mutu dan keterangan. Bagian Aktifitas
menunjukan proses tahapan demi tahapan pada aktifitas penerimaan. Dokumen / Catatan Mutu memberikan
informasi dokumen-dokumen apa saja yang terlihat dalam seyiap tahapan. Bagian keterangan menunjukan detail catatan
dan definisi-definisi pada setiap jahapan proses.
Secara umum
beberapa hal di atas mendeskripsikan isi Standar
Operating Prosedure (SOP) Pergudangan pada aktifitas penerimaan barang,
tentu setelah proses-proses ini masih terdapat aktifitas operasional lain di
gudang, seperti Put Away, Packing, Checking, Loading, Return, Stock Opname dan
sebagainya.
Dalam rangka
pelaksanaan tanggung jawab atas barang-barang dalam gudang, maka kepala gudang
harus membuat mengadakan pembukuan barangbarang di dalam gudangnya.
Kepala
gudang harus membuat sistem pembukuan sedemikian rupa sehingga dapat diketahui
bahwa catatan barang-barang cocok dengan barang-barang secara fisik. Kecocokan
ini menyangkut baik jenisnya, jumlahnya, nilainya, tempatnya di gudang, kapan
diterimanya dan lain-lain yang dianggap perlu.
Untuk
keperluan tersebut, maka kepala gudang harus membuat kartu gudang untuk setiap
macam barang yang memuat tentang penambahan barang, pengurangan dan persediaan
/saldo barang dalam gudang. Kartu gudang yang diletakkan pada tumpukan barang
yang bersangkutan, dinamakan pula kartu gudang (label).
Disamping
kartu gudang, maka kepala gudang harus membuat pula buku atau kartu stock
barang untuk setiap jenis /ukuran barang. Kartu ini disimpan dalam kotak kartu,
dengan susunan secara alfabetis. Dalam melaksanakan tugas tersebut,
Bendaharawan barang/ kepala gudang/
pengurus barang dan unit-unit menyelenggarakan barang/kepala gudang / pengurus
barang dan unit-unit harus menyelenggarakan administrasi pergudangan yang baik,
yaitu :
a.
Menyelenggarakan tata buku pergudangan yang jelas dan mudah
diperiksa
b.
Membukukan mutasi barang setiap terjadi mutasi
c. Menyelenggarakan
pembukuan dan administrasi barang dalam buku-buku dan/ atau kartu barang
misalnya :
1. Buku penerimaan
Gudang buku
ini memuat semua keterangan-keterangan tentang buktibukti atau dokumen-dokumen
penerimaan barang
2. Buku Pengeluaran Gudang
Buku ini
memuat semua keterangan tentang bukti-bukti penyerahan atau penerimaan barang
3. Buku
Kekayaan Gudang
Buku ini
memuat dan menunjukkan setiap saat dan jumlah nilai dalam uang dari semua
barang yang di simpan di gudang
4. Kartu
Persediaan Barang
Kartu ini
memuat semua keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan, persediaan dan
harga dari suatu jenis barang (bahkan dari setiap ukuran dari jenis barang)
tertentu.
Ini berarti
bahwa setiap jenis, bahkan setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang harus
dibuatkan kartu sendiri. Kartu-kartu yang begitu banyak jumlahnya itu, harus
disimpan dalam kotak peti khusus untuk itu, dengan susunan secara alfabetis.
Dasar dalam melakukan administrasi gudang
pada perusahaan ritel adalah :
Barang,PO dan Faktur.
a. Barang yang
dikirim suplier diterima oleh bagian Receiving atau Ekspedisi kemudian di cek
silang berdasarkan PO
b. PO (Purchase
Order) dikeluarkan oleh Divisi Pembelian (Divisi Buyer) di periksa (chek list)
pada bagian tanggal permintaan barang kuantitas atau jumlah barang per unit,
dan keadaan fisik barang.
Apabila
kondisi tersebut sesuai dengan permintaan kemudian PO di tandatangani oleh supplier, petugas receiving dan bagian pembelian sebagai bukti persetujuan.
Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari tiga rangkap, 1 lembar kebagian EDP (Entry Data Procesing), 1 lembar ke
bagian keuangan, dan 1 lembar lagi ke bagian gudang
Barang dari
bagian Receiving di distribusikan
sesuai dengan sifat/ kondisi barang. Barang-barang dalam jumlah banyak, sudah
di dapat, barang-barang program, langsung dikirim ke bagian gudang, akan tetapi
barang-barang Fast Moving di
distribusikan langsung ke area toko.
Tiap-tiap counter
setiap hari mendata barang-barang yang dijual, apabila barang sudah habis atau
berkurang seorang pramuniaga bisa melakukan permintaan barang ke gudang.
Pencatatan persediaan barang di gudang bisa dilakukan dengan cara manual dan
komputerisasi.
Sumber
: Direktorat Pembinaan SMK 2014
0 komentar:
Posting Komentar