Pengetian SOP
Standar
operasional prosedur ( SOP ) pada dasarnya adalah pendoman yang berisi prosedur
– prosedur operasional standar yang berisi prosedur – prosedur operasional
standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa
semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas – fasilitas proses
yang di lakukan oleh orang – orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan
efektif, konsisten, standar, dan sistematis. Suatu perusahaan harus menetapkan
SOP saat menjalankan aktivitasnya. Hal ini karena bersifat mengarahkan kegiatan
perusahaan demi tercapainya tujuan perusahaan.
Standar berarti ketentuan atau keadaan
yang menadi acuan, harus di ikuti, dan tidak boleh menyimpang. Ketentuan atau
keadaan ini bersifat mengikat ke semua pihak. Operasional adalah istilah yang merujuk pada kegiatan atau kerja,
biasanya merupakan hal yang terjadi di suatu perusahaan. Operasional atau
kegiatan/ kerja biasanya bersifat rutin dan non rutin. Setiap operasional /
kegiatan juga biasanya memiliki prosedur yang dapat bersifat baku ( tertulis )
maupun tidak baku ( tidak tertulis ). Adapun Prosedur adalah istilah lain untuk tahapan atau langkah – langkah,
biasanya terkait dengan suatu proses kerja. Contoh prosedur, antara lain :
prosedur pencatatn surat keluar, prosedur pembelian barang, prosedur perekrutan
karyawan, dan lain – lain. Prosedur dapat bersifat baku ( tertulis ) dan tidak
baku ( tidak tertulis ), namun sebaiknya baku atau standar. Prosedur dapat
diuraikan dalam bentuk deskripsi atau gambar.
Jadi
dapat disimpulkan bahwa SOP atau standard operating procedure adalah segala
aturan atau prosedur tertulis yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas suatu
perusahaan, dimana semua aturan atau prosedur tersebut bersifat standar atau
baku sehingga bersifat mengikat atau harus dipatuhi oleh seluruh karyawan atau
pimpinan perusahaan sehingga pelaksanaan tugas ( operasionalisasi ) berjalan
sesuai dengan ketentuan atau harapan dan
pada akhirnya menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.
Standar
Operasional Prosedur ( SOP ) adalah serangkaian instruksi tertulis yang di
bakukan mengenai berbagi proses penyelengaraan administrasi pemerintah,
bagaimana dan kapan harus dilakukan , dimana, dan oleh siapa dilakukan.
Standar
Operasional Prosedur ( SOP ) digunakan oleh suatau organisasi untuk memberi
jejak arsip dan keseragaman tindakan operasionalnya. Penyusunan SOP berbeda
setiap organisasi. Dalam praktiknya, tidak semua SOP hanya sekedar dokumen yang
di letakkan di rak atau lemari karena ia tidak dapat di fungsikan sebagaimana
mestinya. Oleh karena itulah, perlu cara tepat menyusun Standar Operasional
Prosedur ( SOP ).
Funsi Dasar SOP
Dua
fungsi dasar SOP yang menjadi fungsi ensensial bisa di gambarkan sebagai
berikut.
1.
Sebagai rujukan
knowledgebase bagi kegiatan operasional yang senantiasa diperbarui
Tindakan – tindakan pekerjaan
semisal alur pemasaran dan penjualan, pengiriman barang logistik, hingga
pelayanan, pelanggan semua akan tertata dengan rapi ( terstruktur ) dengan
merujuk pada knowledgebase ini. SOP disarankan bahakan diharuskan untuk
diperbarui apabila adanya alur kerja yang berubah sehingga harus adanya
pembaruan berdasrkan keputusan auditor “ jaminan mutu”.
2.
Sebagai arsip pelacak kegiatan operasional,
penelitian, dan perbaikan
SOP akan menjadi bukti otentik bagi
alur pekerjaan yang memerlukan arsip karena SOP baiasanya meimiliki formulir
kerja semisal berita acara persentasi produk oleh staf marketing, berita acara
kunjungan onsite layanan pelanggan, dan bukti pengiriman barang. Dengan adanya
audit jaminan mutu berkala secara internal dan eksternal sebagai penilaian,
perbaikan – perbakan untuk penyempurnaan harus dilakukan.
Peran SOP
SOP
mempunyai beberapa peranan sebagai berikut.
1. Pedoman
kebijakan
2. Pedoman
kegiatan
3. Pedoman
birokrasi
4. Pedoman
administrasi
5. Pedoman
evaluasi
6. Pedoman
integrasi
0 komentar:
Posting Komentar