Gudang dan Pergudangan

Pengertian Gudang dalam Kegiatan Bisnis

Dalam dunia bisnis, gudang sangat besar fungsi dan perannya, pergudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan, dalam penyimpanan logistik, mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistrbusian sampai dengan kegiatan pertanggungjawaban gudang dengan tujuan mendukung operasional pekerjaan unit kerja.

Beberapa Pengertian Gudang

§  Menurut Perpu Nomor 5 Tahun 1962

Gudang adalah ruangan yang tidak bergerak yang dapat ditutup dengan tujuan tidak untuk dikunjungi untuk umum, melainkan untuk dipakai khusus sebagai tempat barang.

§  Menurut John Warman (2004), gudang (kata benda) adalah bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan barang dagangan. Pergudangan (kata kerja) adalah kegiatan menyimpan dalam gudang.

§  Menurut Ibnu syamsi (1997 : 28)

Gudang adalah ruangan untuk menyimpan barang yang berdinding, beratap dan terkunci.

§  Menurut Sukadarto(2001 : 18)

Gudang adalah suatu ruangan yang tidak bergerak, dapat ditutup, tidak untuk lalu lintas umum, melainkan dipergunakan untuk menyimpan barang – barang.

§  Lucas dan Rumsari (2004 : 84)

Gudang merupakan suatu ruangan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum dan berfungsi untuk menyimpan barang.

Selain itu gudang juga dapat digunakan sebagai sarana atau tempat jual beli (pasar) hasil produksi. Pada umumnya gudang perusahaan berada dalam ruangan pada suatu pabrik, namun sekarang lapangan terbuka juga dapat dijadikan gudang tergantung dengan barang apa yang akan diletakan atau disimpan di lapangan tersebut.

Sesuatu dapat dikatakan gudang jika memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:

1.       Adanya “ruangan”

Menurut Ibnu Syamsi pengertian ruangan lebih luas dibandingkan dengan gudang, karena ruangan meliputi :

a. Ruangan terbuka 

Ruangan terbuka adalah ruangan yang dibentuk tanpa atap dan tanpa pagar. Biasanya ruangan terbuaka dipergunakan untuk menyimpan barang-barang yang tahan cuaca dan tidak khawatir untuk dicuri. Contoh: batu, pasir dan sejenisnya.

b. Ruangan setengah terbuka 

1) Berpagar tanpa atap 

Sama halnya seperti ruanagan terbuka, akan tetapi ruangan ini tidak memiliki atap tapi berpagar. Hal ini dikarenakan karena biasanya digunakan untuk menyimpan barang yang rawan untuk dicuri. Contoh: batu bata dan sejenisnya.

2) Tak berpagar tapi beratap 

Hampir sama dengan ruangan semi terbuka di atas hanya bedanya ruangan ini tidak berpagar namun memiliki atap. Karena barang yang disimpan di ruangan ini tidak tahan cuaca namun tidak rawan pencurian. Contoh: gerobak, stoomwals, den sejenisnya

3) Ruangan tertutup (Gudang)

2. Tertutup 

Yang dimaksud tertutup di sini adalah ruangan tersebut berpagar dan beratap serta dapat dikunci.

3. Tidak bergerak 

4. Tidak untuk lalu lintas

Yang dimakud tidak untuk lalu lintas adalah gudang tersebut bukan merupakan akses jalan keluar masuk yang nantinya dikhawatirkan akan mengganggu kondisi barang yang disimpan. Misalnya gudang penyimpanan minyak, jika gudang tersebut terletak di tempat yang digunakan untuk lalu lintas dikhawatirkan nantinya akan terjadi kebakaran. 

Jadi, pada intinya gudang adalah suatu ruangan atau tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi, dari mulai barang itu diterima sampai pada saatnya barang itu dipergunakan atau dipindahkan. Selain itu dalam gudang juga harus diperhatikan terkait pemeliharaan dan keamanan barang-barang logistik yang disimpan.

Pengertian Pergudangan

Pergudangan adalah kegiatan–kegiatan penampungan, penyimpanan, pengamanan dan pendistribusian/penyaluran barang–barang yang menjadi kebutuhan bagi setiap organisasi. (Sukadarto, 2001:19)

Menurut Lucas dan Rumsari (2004:81) Pergudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian samapai dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan – laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus mendukung efektivitas  dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Pengertian lain Pergudangan adalah sebuah bagian dalam sebuah sistem logistik perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk – produk perusahaan (baik itu bahan baku, part produk, produk dalam proses, ataupun produk jadi) pada dan diantara titik asal produk (produsen) dan pada titik konsumsi (konsumen), serta menyediakan informasi bagi manajemen mengenai status, kondisi, serta arus/perpindahan produk yang disimpan dalam gudang (Warman, 2004).

Dari pengertian pergudangan ini dapat digaris bawahi bahwa kegiatan penggudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu, dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian logistik baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.

Dalam jaringan distribusi pemasaran, gudang mempunyai beberapa misi, yaitu:

a. Menjaga persediaan yang digunakan sebagai penyeimbang dan penyangga (buffer) dari variasi antara penjadwalan produksi dan permintaan.

b. Gudang  sebagai  penyaluran  dalam  sebuah  daerah pesanan  dengan jarak transportasi terpendek dan untuk memberikan jawaban cepat akan permintaan pelanggan.

c.  Gudang digunakan sebagai tempat akumulasi dan menguatkan produk dalam kegiatan produksi dan pendistribusian.

Gudang  atau  tempat  penyimpanan  pada  umumnya  memiliki  fungsi  yang cukup penting dalam menjaga kelancaran operasi produksi suatu pabrik. Tujuan dan fungsi penyimpanan dari gudang adalah memaksimumkan utilitas sumber daya, kemudian memenuhi kebutuhan pelanggan atau memaksimumkan pelayanan kepada

Beberapa faktor penting yang memengaruhi kenyamanan dalam tata letak gudang  adalah  pengawasan  yang  diikuti  bentuk  pesanan,  pengambilan  pesanan pilihan, dan pengawasan.

Faktor di atas digambarkan dalam batasan-batasan berikut: a. Sistem area;

Penyimpanan  item  dalam  gudang  dengan  bermacam  logika;  Dalam gudang, pergantian personel terus-menerus pada sebuah area mulai dari pemilihan item yang telah direncanakan untuk pesanan sampai siap dikirim.

      

b. Sistem area dimodifikasi;

Sistem dapat diterapkan di mana penyimpanan stock dilakukan secara terpisah dalam pengerjaannya; Pemilihan order pesanan diikuti oleh sistem area ketika penambahan pegawai dimanfaatkan untuk menambah pengerjaan stock penyimpanannya. c. Sistem zona;

Pembagian wilayah-wilayah gudang dan pendistribusian pesanan di antara pemilihan pesanan, tiap unit merupakan pilihan dari daerah-daerah penempatannya; d. Sistem zona urutan;

Tiap pesanan dibagi dalam wilayah-wilayah pada sistem zona; Namun, pesanan melewati satu wilayah ke wilayah lainnya yang merupakan perakitan. Beberapa pesanan bisa diproses serentak dan setiap hasilnya mulai dari satu wilayah ke wilayah berikutnya.

e. Sistem jadwal pesanan berganda (multiple orders schedule system);

Sebuah kelompok pesanan dapat dikumpulkan dan dianalisis untuk menentukan total item yang dibutuhkan dari tiap wilayah atau zona. Dalam kemiripan kebiasaan pada sistem wilayah, item merupakan pilihan dari pembuatan  satu  trip  langsung  ke  setiap  wilayah  pesanan  yang  dirakit mengikuti area untuk peningkatan pengiriman. Sedikit variasi dari operasi demikian dijadwalkan serentak mengikuti komponen tiap wilayah yang dialokasikan dengan tiap order, kemudian diletakkan bersamaan untuk pengiriman.

Untuk penyimpanan individu atau item yang kecil, beberapa variasi aksesori yang didapat seharusnya ada pada semua gudang. Kemudian, variasi yang digunakan adalah salah satu atau banyak dari beberapa pengembangan dan pesanan fasilitas penyimpanan. Aksesorinya adalah bins (peti atau bak), shelves (papan atau palet), racks (rak), stacking (penumpukan), dan conveyor storage.

Shipping (pengiriman) berkaitan dengan persiapan-persiapan yang berkenaan dengan stocking produk jadi untuk memenuhi permintaan atau order; pengepakan (packaging); serta pemuatan ke dalam alat transportasi yang tersedia, kemudian dikirim ke konsumen yang memesannya. Aktivitas shipping dapat pula disebut aktivitas receiving. Pada dasarnya, receiving, raw materials storage, warehousing, dan shipping akan memiliki kaitan erat dalam perencanaan tata letaknya masing- masing.  Seperti  halnya  receiving,  lokasi  departemennya  harus  berada  sedekat mungkin dengan fasilitas transportasi yang menuju keluar pabrik.

Sementara itu, perencanaan luas area perlu mempertimbangkan beberapa faktor berikut:        

a.   Karakteristik produk yang dikelola

b.   Jumlah pengiriman dan frekuensi pengiriman per periode

c.   Metode pemindahan dan peralatan yang digunakan

d.   Lokasi area yang tersedia

Kita perlu menggambarkan proses pokok di dalam fasilitas gudang sebagai fungsi sistem penyimpanan. Receiving (penerimaan) merupakan departemen yang mempunyai aktivitas berkaitan dengan penerimaan material yang datang ke pabrik. Setelah aktivitas inspeksi dilakukan, departemen receiving bertanggung jawab mengirimkannya ke gudang (storage) agar disimpan. Departemen penerimaan bahan terutama bertanggung jawab terhadap hal-hal seperti:

a.   Membongkar atau menurunkan material dari truk yang membahayakan.

b.   Membongkar kotak pembungkus material yang dikirim.

c.   Identifikasi dan pengecekan material yang datang.

d.   Pengecekan tanda terima barang dan menyesuaikannya dengan kartu pesanan.

e.   Mencatat adanya  kerusakan-kerusakan  yang  dijumpai  dari  material yang datang dan menyiapkan laporan untuk klaim.

f.    Menyimpan data material yang datang untuk digunakan bila sewaktu-waktu dibutuhkan.

g.   Mengirim material yang datang ke departemen lain yang membutuhkan segera atau mengirimkannya ke gudang untuk disimpan.

Sumber : Direktorat Pembinaan SMK