Cara penyusunan SOP
SOP tidak
dapat di rumuskan dengan segelintir orang apalagi yang tidak memahami sistem
kinerja perusahaan. Setidaknya diperlukan tim khusus yang berkompeten agar SOP
yang di buat sesuai dengan keadaan sebenar perusahaan. Adapun beberapa cara
yang bisa menjadi acuan sebagai berikut.
1. Pembentukan
tim khusus SOP
Tim terdiri atas tenaga kompeten
dari setiap bagian/devisi perusahaan, misalnya manajer pemasaran, manajer
support, dan lain – lain. Jika diperlukan, libatkan konsultan jaminan mutu
untuk mendapatkan informasi/masukan yang tepat.
2. Pembagian
tugas tim
Tenaga yang telah dibentuk
diharuskan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing – masing untuk memetakan
deskripsi kerjanya.
3. Penentuan
sasaran penerapan SOP
Sasaran SOP yaitu devisi – devisi
di perusahaan yang memang patut atau perlu menggunakan SOP.
4. Penentuan
waktu dan tempat penerapan SOP
Perkiraan waktu pelaksanaanya
setelah di verifikasi/ persetujuan atas SOP yang dibuat termasuk tempat yang
sesuai yaitu devisi masing – masing.
5. Mendokumentasikan
jenis kegiatan operasional setiap devisi
Setelah tim memetakan alur kerja
setiap divisi yang di pegangnya, catat apa saja jenis kegiatan operasional yang
selalu di lakukan. Pencatatan ini dalam bentuk perincian beserta penjelasannya.
6. Menyusun
alur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung
Alur kerja berupa bagan alur ( flow
chart ) besserta penjelasanya. Instruksi kerja adalah penjelasan perinci dari
alur kerja. Formulir pendukung di gunakan sebagai arsip yang akan menjadi bukti
otentik kegiatan operasional.
7. Tukar
pandapat / masukan antar sesama tim
Saling memberi masukan atau
tambahan antar sesama tim.
8. Libatkan
pelaku pelaksana SOP
Tindakan ini di perlukan agar pelaksana SOP dapat memberikan
masukan atas temuan yang kurang.
9. Evaluasi
dan perbaikan jika adan rekontruksi atau uji coba
Lakukan pengujian SOP setiap devisi
untuk mengetahui keefektivannya.
10. Verifikasi
dari pihak Quality Management Reperensentatif
Setelah uji coba dinyatakan tidak
ada masalah dalam pelaksanaan, menejer QMR perusahaan berhak memverifikasi dan
memberi persetujuan.
11. Umumkan/
sosialisasikan kepada setiap pelaksana
Sisialisasi SOP dapat dilakukan
dengan adanya rapat yang melibatkan semua devisi untuk memastikan bahwa ketika
implementasi memang sudah siap.
12. Pemantuan
dan analisis
Dalam beberpa bulan kedepan hingga
setahun, pemantauan berkala harus dilakukan untuk menilai apakah ada kendala,
kriteria yang salah, tidak efektif, dan lain – lain.
0 komentar:
Posting Komentar