Sifat Dasar Yang Harus Dimiliki Seorang Penjual

Sifat Dasar Yang Harus Dimiliki Seorang Penjual

             Penjual yang berhasil dalam penjualan barang dan jasa adalah yang disenangi pembeli dan pelanggan. Sifat – sifat dasar tersebut adalah :

a.       Pengetahuan akan diri sendiri

Seorang penjual sebelum mengenal langganan – langganannya harus lebih dahulu mengenal dirinya sendiri.

b.      Pengetahuan akan barang dan jasa yang dijual

Seorang penjual harus mengenal barang dan jasa yang dijualnya dilihat dari kepentingan calon pembeli.

c.       Pengetahuan tentang langganan – langganan atau calon pembeli

Dilihat dari golongan apakah, bagaimanakah sifatnya, tabiatnya, dan sebagainya. Hal ini penting sekali adalah kita harus mengetahui siapakah calon pembeli kita, dari golongan apakah, bagaiman sifatnya dan lain sebagainya.

d.      Kepribadian penjual

Kepribadian penjual yang baik ditujukkan dengan mempunyai rasa percaya diri, kesopanan, kesabaran, kebijaksanaan, kejujuran, suka menolong, semangat, ketepatan atau kedisiplinan, ingat dan berpikir positif, dapat mencari penyelesaian konflik dengan baik. Selaian itu dapat merasakan apa yang dirasakan oleh pembeli dan dapat mengakui kesalahan yang di lakukan.

             Dalam dunia penjulan, terdapat berbagai macam teori yang berkenaan dengan teknik – teknik menjual. Teori ini mengajarkan bagaimanan mengawali dan mengakhiri proses penjualan dengan sukses. Satu diantaranya adal teknik AIDAS, yaitu :

a.       Attention ( perhatian ), penjual harus berusaha supaya calon pembeli memperhatikan penawaran yang dilakukan penjual.

b.      Interes ( minat ), penjual harus mengubah perhatian calon pembeli menjadi minat yang kuat.

c.       Desire ( keinginan ), menyakinkan pembeli dengan menjelaskan keuntungan yang akan didapat calon pembeli jika pembeli membeli produk yang ditawarkan serta kerugian jika tidak membeli produk tersebut.

d.      Action ( tindakan ), menyakinkan kepada pembeli bahwa keputusan untuk membeli produk yang ditawarkan adalah keputusan yang tepat.

e.      Satisfaction ( kepuasan ), bahwa kualitas produk yang ditawarkan sesuai dengan apa yang dijelaskan.

Peranan dan pelayanan pelanggan sangatlah penting dan tidak terpisah dari kegiatan atau aktivitas pemasaran penjual.

Read More

Tipe Perilaku Konsumen Yang Menentukan Perkembangan Pasar

Tipe Perilaku Konsumen Yang Menentukan Perkembangan Pasar

             Untuk mendapatkan respon positif dari setiap konsumen, penting bagi perusahaan atau seseorang seller untuk mempelajari terlebih dahulu beberapa tipe atau perilaku konsumen yang menentukan perkembangan pasar bisnis perusahaan anda.

a.       Inovators

Inovators adalah mereka yang mendapatkan produk – produk terkini dan berani membayar dengan harga mahal untuk mendaptkan produk limited edition yang belum beredar masal. Sang inovator adalah mereka yang ingin mendaptkan produk – produk terkini dan berani membayar dengan mahal untuk mendaptkan produk limitrd edition yang belum beredar masal di pasar. Perusahaan atau seller dapat memanfaatkan tipe konsumen seperti ini untuk memperkenalkan produk baru konsumen kelas atas, sebab biasanya sang inovators lebih mempertimbangkan kepusan dan kualitas barang di bandingkan dengan harga jual dari suatu produk.

b.      Early Adopters

Early adopters adalah konsumen yang muai tertarik menggunaka produk tertentu setelah mendapatkan rekomendasi dan melihat manfaat atau keunggulan produk tersebut. Rekomendasi biasa berdasarkan referensi dari orang terdekat atau yang lebih di kenal dengan istilah starategi pemasaran world of mouth, atau rekomendasi dari iklan media massa seperti internet, televisi, radio, media cetak, dan lain sebagainya.

c.       Early Majority

Early majority adalah konsumen yang mulai tertarik menggunakan produk – produk tertentu yang sedang booming di pasar agar tidak di anggap ketinggalan zaman. Mereka malihat manfaat produk dari pengalaman konsumen sebelumnya  ( early adopters ), baru kemudian tertarik ikut membeli produk tersebut.

d.      Late Majority

Late majority adalah konsumen yang tertarik menggunkan sebuah produk setelah mayoritas orang menggunakanya. Biasanya perilaku konsumen seperti ini menghendaki harga produk yang lebih murah dan mempertimbangkan manfaat serta fasilitas pendukung lainya. Mereka menggumpulkan banyak informasi dan mepertimbangkan harga produk, sebelum akhirnya memutuskan untuk melakukan teransaksi pembelian.

e.      Laggards

Laggards adalah tipe konsumen yang paling lambat, yaotu mereka yang membeli sebuah produk karena tidak ada alternatif lain dan kisaran harganya sangat murah karena produk tersebut sudah mulai ditinggalkan para konsumen. Di saat konsumen lainya sedang berburu model terbaru yang meulai keluar dari pasaran, maka kelompok konsumen laggards lebih tertarik membeli produk lama untuk mendapatkan harga beli yang paling rendah.

Read More

Memahami Perilaku Konsumen

Memahami Perilaku Konsumen

          Dalam mengenal konsumen kita perlu mempelajari perilaku konsumen sebagai perwujudan dari seluruh aktivitas jiwa manusia. Sebelum kita menganalisis perilaku konsumen, perlu dipikirkan siapakah konsumen kita? Apa yang menjadi kebutuhan konsumen? Kapan dan bagaimana mereka membeli ? dan siapakah yang akan memakai produk yang di beli atau sudah di beli ?

             Menganalisis perilaku konsumen akan lebih mendalam dan berhasil apabila kita dapat memahami aspek – aspek psikologis manusia secara kesluruhan, kekeuatan faktor sosial budaya dan prinsip – prinsip ekonomis serta strategi pemasaran.

             Kemampuan dalam menganalisis perilaku konsumen berarti keberhasilan dalam menyelami jiwa konsumen dalam memenuhi kebutuhannya. Dengan demikian berarti pula keberhasilan ahli pemasaran, pengusaha, pimpinan toko, dan pramuniaga dalam memasarkan produk yang akan membawa kepuasan kepada konsumen dan dirinya pribadi.

             Pengertian konsumen dan perilaku konsumen sebelum melakukan penjualan seorang seller ( penjual ) harus memahami dulu tentang konsumen. Adapun pengertian konsumen menurut :

a.       Philip Kotler ( 2000 ) dalam bukunya Prinsiples Of Marketing adalah semua individu dan rumah tangga yang membeli atau memperoleh barang atau jasa untuk di konsumsi pribadi.

b.      Menurut UU Perlindungan Konsumen  - menurut pengertian Pasal 1 angka 2 UU PK, “Konsumen adalah setiap pemakai barang atau jasa yang tersedia dalam masyarakat, baik bagi kepentingan diri sendiri, keluarga, orang lain, maupun makhluk hidup lain dan tidak untuk diperdagangkan kembali”. Pengertian konsumen Menurut UU Perlindungan konsumen sesungguhnya dapat di bagi dalam tiga bagian, terdiri atas :

1.       Konsumen Dalam Arti Umum, yaitu pemakai, pengguna dan / pemanfaat barang dan jasa untuk tujuan tertentu.

2.       Konsumen Antara, yaitu pemakai, pengguna dan / pemanfaat barang dan / jasa untuk di produksi  ( produsen ) menjadi barang / jasa lain atau untuk memperdagangkannya ( distributor ), dengan tujuan komersil. Konsumen antara ini dama dengan pelaku usaha.

3.       Konsumen Akhir, yaitu pemakai, penggunaan dan / pemanfaat barang dan / jasa konsumen untuk memenuhi kebutuhan diri sendiri, keluarga, orang lain, maupun makhluk hidup lain dan tidak untuk diperdagangkan.

4.       Pengertian Perilaku Konsumen

Berdasarkan pengertian tersebut, dapat di simpulkan bahwa konsumen adalah setiap orang pemakaian barang dan / jasa yang tersedia dalam masayarakat, baik bagi kepentingan diri sendiri, keluarga, orang lain, maupun makhluk hidup lain dan tidak untuk di perdagangkan.

             Setelah memahami pengertian konsumen, dalam melakukan layanan penjualan suatu produk kita harus memahami perilaku konsumen. Penting bagi kita untuk mempelajari terlebih dahulu beberapa tipe atau perilaku konsumen yang mementukan perkembagan usaha atau bisnis seseorang. Perilaku konsumen adalah proses dan aktivitas ketika seseorang berhubungan dengan pencarian, pemilihan, pembelian, penggunaan, serta pengevaluasi produk dan jasa demi memenuhi kebutuhan dan keinginan. Dengan kata lain suatau tindakan yang di dalamnya terdapat aspek – aapek yang berhubungan dengan usaha untuk mendapatkan peroduk atau jasa guna memenuhi kebutuhannya. Perilaku konsumen merupakan hal – hal yang mendasari konsumen untuk membuat keputusan pembelian.

Beberapa perilaku konsumen menurut para ahli :

a.       Menurut Mowen (2002:6), perilaku konsumen adalah studi tentang unit pembelian ( buying unit ) dan proses pertukaran yang melibatkan perolehan, konsumen dan pembuangan, barang, jasa, pengalaman serta ide – ide.

b.      Menurut Swastha dan Handoko (2000:2), perilaku konsumen ( consumer behavior ) dapat didefinisikan sebagai kegiatan – kegiatan indivdu yang secara langsung terlibat dalam mendapatkan dan mempergunakan barang – barang dan jasa – jasa, termasuk didalamnya proses pengembalian keputusan pada persiapan dan menentukan kegiatan – kegitan tertentu.

c.       Menurut James F Engel (1994), perilaku konsumen adalah tindakan yang langsung terlibat dalam mendaptkan, mengkonsumsi dan mengahabiskan produk dan jasa, termasuk proses keputusan yang mendahului dan menyusuli tindakan ini.

d.      Menurut Schiffman dan Kanuk (1994 ), perilaku konsumen adalah proses keputusan dan aktivitas fisik dan individu yang terlibat dalam mengevaluasi, mendapatkan, menggunakan, atau memberikan barang dan jasa yang diperoleh.

Berdasarkan pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa perilaku konsumen adalah – tindakan – tindakan, proses dan hubungan sosial yang dilakukan individu, kelompok, atau organisasi, yang berhubungan dengan proses pengambilan, keputusan dalam mendapatkan menggunakan barang – barang atau jasa ekonomi yang dapat dipengaruhi lingkungan.

Read More

Manajemen Waktu

Manajemen Waktu

Manajemen waktu adalah usaha untuk memanfatakan setiap bagian dari waktu uantuk melakukan aktivitas tertentu yang target penyelesainannya telah ditentukan.

Agar manajemen waktu berjalan sesuai dengan yang di harapkan dan fokus pda hasil, bukan sekedar menyibukkan diri, maka ada siklus manajemen waktu, yaitu menetapkan tujuan ( goel setting), merencanakan dan melakukan kegiatan dalam bentuk daftar / list ( to do list ), dan memantau serta mengevaluasi tiap kegiatan  ( monitoring and evaluation ).

·         Aspek – Aspek Manajemen Waktu

a.       Perencanaan

Perencanaan di perlukan untuk membuat sesorang tatp pada pilihannya untuk menyeleksi pekerjaan yang ada dengan didorong oleh tekad yang kuat untuk menyelesaikan tugas sapai tuntas. Aspek penetapan tujuan ini akan sangat membantu sebagai usaha untuk mencapai sasaran hidup. Sasaran hidup yang ingin di capai tentu saja mencangkup kepuasan dalam bekerja dan peran dalam kehidupan sehari – hari.

b.      Menetapkan Prioritas

Menentukan prioritas berati sesorang berusaha untuk menetukan dari sekian banyak hal yang harus dikerjakan dan mana yang perlu didahulukan berdasarkan tingkat kepentinganya. Menetapkan prioritas berarti mengidentifikasi sasaran – sasaran dan kegitan – kegiatan mana yang penting., yang harus di tuntaskan. Selain itu, penetapan prioritas diperlukan untuk meminimumkan kecendrungan untuk membuang – buang waktu pada kegiatan – kegiatan yang kurang bermanfaat.

c.       Melakukan Delegasi

Delegasi artinya menyerahkan suatu pekerjaan kepada orang lain yang dinilai lebih tepat dan dapat menyelesaikan suatu pekerjaan tersebut. Sehingga waktu yang kita miliki lebih efisien, kemudian kita kan lebih dimudahkan untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih penting dan prlu dikerjakan dengan menjadi waktu lebih berproduktif.

d.      Bersikap Asertif

Bersikap asertif dapat didefinisikan  sebagai ekspresi yang bertanggung jawab dari perasaan dan pikiran seseorang terhadp orang tertentu pada waktu yang tepat. Lebih lanjut bahwa sikap asertif dapat di artikan sebagai suatu sikap tegas untuk berkata, “tidak” atau menolak suatu permintaan mapun tugas dari orang lain dengan cara positif, tanpa harus merasa bersalah atau menjadi agresif. Bersikap tegas dalam hal ini merupakan strategi yang di terapkan guna menghindari pelanggaran dan hak dan memastikan bahwa orang lain tidak mengurangi efektifitas penggunaan waktu. Dalam bersikap asertif, tetapi di butuhkan suatau pertimbangan yang matang dari segi konsekuensi atau besar kecil nya dapak positif dan negatif yang akan diterima oleh individu.

e.      Disiplin Diri

Disiplin diri akan mengarahkan individu untuk berorientasi pad tugasnya sendiri dan menghindarkan diri dari hal – hal yang bisa mengahambat penyelesaian tugas.

Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa aspek – aspek menajemen waktu mancangkup adanya perencanaan, menetapkan tujuan, menyusun prioritas, menghindari penundaan, menyusun jadwal, bersikap asertif, meminimumkan eaktu yang terbuang, melakukan delegasi, kemudian adanya displin diri.

Read More

Muatan Dan Penetapan Dokumen SOP

Muatan Dan Penetapan Dokumen SOP

A.      DOKUMEN SOP

Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur – prosedur yang distandarkan. Secara keseluruhan prosedur – prosedur tersebut membentuk satu kesatuan proses yang berisi unsur – unsur sebagai berikut.

1.       Halaman Judul

Halaman judul ini berisi informasi mengenai.

a.       Logo/lembaga kementrian

b.      Judul dokumen SOP

c.       Satuan kerja

d.      Tahun pembuatan

e.      Informasi lain yang di perlukan

2.       Keputusan Pimpinan Satuan Kerja

Pedoman SOP kementrian di tetapkan oleh menteri, setiap satuan kerja membuat keputusan yang merupakan operasionalisasi pelaksanaan peraturan tersebut di sesuaikan dengan kondisi masing – masing. Setiap pimpinan unit kerja membuat keputusan tindak lanjut keputusan mentri dengan keputusan yang berlaku secara internal.

3.       Daftar Isi Dokumen SOP

Daftar isi di butuhkan untuk membantu pencarian informasi. Dokumen SOP di buat oleh masing – masing unit kerja di lingkungan kementrian.

4.       Penjelasn Singkat Penggunaan

Dokumen SOP hendaknya memuat penjelasn bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian penjelasn ini, antara lain ruang lingkup, ringkasan, dan definisi/ pengertian – pengertian umum.

5.       Standar Operasional Prosedur

Sebaiknya dokumen SOP di bagi kedalam klasifikasi tertentu, sesuia dengan kebutuhan satuan kerja.

B. PENETAPAN SOP

             Penetapan SOP sebagai sebuah peraturan yang mengikat bagi seluruh unsur yang ada di setiap satuan kerja di lingkungan kementrian diharapkan dapat di aplikasikan oleh pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di setiap tingkat satuan kerja beik di tingkat pusat maupun unit pelaksanaan teknis pusat. Penetapan SOP dalam kebijakan reformasi birokrasi dilakukan secara berjenjang mulai dari satuan kerja yang paling rendah menuju ke satuan kerja yang paling tinggi sampai pad gilirannya disahkan oleh mentri.

             Prosedur penetapan dokumen SOP sebagai berikut.

1.       Dokumen SOP satuan kerja UPTP yang telah disahkan oleh pemimpin unit kerja tersebut, disampaikan kepad pimpinan satuan kerja Eselon I masing – masing, untuk disahkan menjadi SOP unit kerja Eselon I pada lembaran pengesahan SOP.

2.       Dokumen SOP satuan kerja Eselon II yang telah disahkan oleh pimpinan unit kerja tersebut, disampaikan kepada pimpinan satuan kerja Eselon I masing – masing, untuk disahkan menjadi SOP satuan kerja Eselon I pada lembar pengesahan SOP.

3.       Setalah disahkan, dokumen SOP satuan kerja Eselon I kemudian disampaikan kepada Ketua Tim Kerja Reformasi Birokrasi Kementrian untuk disusun menjdai dokumen SOP administrasi pemerintahan kementrian.

4.       Berdasarkan dokumen SOP satuan kerja Eselon I, Tim Kerja Reformasi Birokrasi Kementrian menyusun dokumen SOP kementrian.

5.       Ketua Tim Kerja Reformasi Birokrasi Kementrian Tenaga Kerja dan Transmigrai mengajukan dokumen SOP administrasi pemerintahan kementrian kepada mentri untuk di tetapkan .

6.       Menteri menetapkan dokumen SOP administrasi pemerintah kementrian dengan keputusan menteri.

Read More

Jenis dan Format SOP

Jenis dan Format SOP

Ø Jenis SOP

SOP dapat di bedakan menjadi dua jenis sebagai berikut.

a.       SOP Teknis

SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan – kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan :

1.       Pelaksanaan prosedur ( aktor ) bersifat tunggal, yaitu satu orang atau satu kesatuan tim kerja.

2.       Berisi cara melakukan pkerjaan atau langkah rinci pelaksanaan pekerjaan.

SOP teknis banyak digunakan, antara lain bidang teknik, seperti pemiliharaan kendaraan, pengoperasian alat – alat, dan kesehatan. Di lingkungan kementrian, SOP teknis dapat di terapkan pada bidang pengkajian dan standarisasi keselamatan dan kesehatan kerja, pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan ( auditing ), kearsipan, korepondensi, dokumntasi, pelayanan kepada masyarakat, administrasi kepegawaian, dan lain – lain.

b.      SOP Administratif

SOP administratif adalah standar pekerjaan yang bersifat administratif. Yatu pekerjaan yang di laksanakan oleh lebih dari satu orang atau dengan kata lain pekerjaan yang melibatkan banyak orang dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal ( tim, panitia ). Dengan demikian ,SOP jenis ini dapat di terapkan pada pekerjaan yang menyangkut urusan administratif ( kesertariatan ) pada unit – unit pendukung ( support staff ) dan urusan teknis ( substantif ) pada unit – unit teknis ( operating core ).

SOP aministratif ini pada umumnya dicirikan dengan :

·         Pelaksanaan prosedur (aktor ) berjumlah banyak ( lebih dari satu orang ) dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal.

·         Berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan atau langkah – langkah pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan.

SOP administratif bersifat makro adalah SOP administratif yang menggambarkan pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro yang meliputi beberapa pekerjaan yang bersifat mikro yang berisi langkah – langkah pekerjaan yang  lebih rinci, sedangkan administrasi yang bersifat mikro adalah SOP asministrasi yang merupakan bagian dari SOP administrasi makro yang membentuk satu kesinambungan aktivitas.

Ø Format

Penyusunan SOP harus memperhatikan format SOP sehingga mempermudah pengorganisasiannya dan harus memudahkan bagi para pengguna dalam memahami isi SOP tersebut. Format SOP ini di bagi dalam 2 Kelompok, yaitu format SOP secara umum dan format SOP administrasi pemerintahan.

a.      Format Umum SOP

Ada dua faktor yang dapat di jadikan dasar dalam penentuan format penyusunan SOP, yaitu :

1.       Berapa banyak langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.

2.       Berapa banyak keputusan yang akan di buat dalam suatu prosedur.

Format terbaik SOP adalah dapat memberikan wadah serta dapat mentransmisikan informasi yang di butuhkan secara tepat dan memfasilitasi SOP secara konsisten.

Format SOP dapat berbentuk sebagi berikut :

1.       Langkah sederhana ( simple steps )

Simple steps dapat di gunakan jika prosedur yang akan di susun hanya memuat sedikit kegiatan ( kurang dari 10 kegiatan ) dan memerlukan sedikit keputusan. Format SOP ini dapat di gunakan dalam situasi yang hanya terdapat beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun, biasanya merupakan prosedur rutin. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek.

2.       Tahapan berurutan ( hoerarchical steps )

Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan untuk prosedur yang di susun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.

3.       Grafik ( graphic )

Format ini dapat di pakai, jika prosedur yang di susun merupakan kegiatan yang sederhana dan bersifat spesifik. SOP in umumnya dipakai pad unit – unit pelayanan publik yang memiliki variasi tingkat pengetahuan. Untuk menggambarkan prosedur diperlukan adanya suat foto atau diagram untuk memudahkan pemahaman. SOP format graphic steps yang menggunakan gambar dan di beri keterangan ( catatan ) disebut annoted picture.

4.       Diagram alir ( flowcharts )

Flowcharts ini di pergunakan untuk SOP pengambilan keputusan yang banyak ( kompleks ) dan membutuhkan opsi jawaban ( alternatif jawaban ), seperti jawab “ ya “ atau “tidak” ,”lengkap” atau “tidak”, “benar”atau “salah”, dan sebagainya. SOP format flowcharts ini terdiri atas dua jenis, sesuai dengan bentuk penggambaran alur simbolnya< yaitu linier flowcharts ( diagram alir linier ) dan branching flowcharts ( diagram alir bercabang ).

Diaram alir liier di gunakan untuk menggambarkan prosedur pekerjaan dalam bentuk linier secara vertikal ataupun horizontal dengan tidak memisahkan antara kegiatan dengan aktor pelaksana dan kegiatan dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat didalam simbol yang di pakai. SOP format ini umumnya dipakai pada SOP yang bersifat teknis.

Penggunaan format ini melibatkan beberapa simbol umum dalam menggambarkan proses, mencangkup 29 simbol termasuk simbol anak panah ( arrow ).

b.      Format SOP Administrasi Pemerintah

Format administrasi pemerintah yang dipersyaratkan dalam kebijakan reormasi birokrasi, tidak seperti format SOP pada umumnya. Formatnya sebagai berikut

1.       Format diagram alir bercabang ( branching flowchart )

Format diagram alir bercabang dipergunakan hanya dengan SOP administrasi pemerintah dan tidak ada format lain. Diagram alir bercabang di pergunakan untuk menggambarkan prosedur pekerjaan dalam bentuk simbol yang di hubungkan secara bercabang – cabang dengan memeisahkan antara kegiatan dan aktor pelaksana kegiatan. Hal in di asumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah memuat kagiatan yang banyak ( lebih dari sepuluh ) dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak. Dalam format ini, simbol yang di pergunakan tidak diberi tulisan rumusan singkat kegiatan. Tulisan hanya di perlukan untuk memberi penjelasan pada simbol kegitan yang merupakan pengambilan keputusan( simbol “decision atau belah ketupat ). SOP format ini pada umumnya di pergunakan pada SOP administratif.

2.       Menggunakan lima simbol flowcharts

a.       Simbol kapsul/terminator untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir.

b.      Simbol kotak/process untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi.

c.       Simbol belah ketupat / decision untuk mendeskripsikan kegiatan dalam pengambilan keputusan.

d.      Simbol anak panah /arrow untuk mendeskripsikan arah kegiatan ( arah proses kegitan )

e.      Simbol segilima / of-page conector untuk mendeskripsikan hubungan antarsimbol yang berbeda halaman.

Asumsi yang menjadi alasan hanya ada lima simbol yang dipergunakan sebagai berikut.

a.       SOP administratif pemerintahan unutuk keperluan reformasi birokrasi hanya mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatan – kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu aktor dan bersifat makro maupun mikro ( bukan barsifat teknis yang detail ) dan menyangkut urusan administratif maupun urusan urusan teknis.

b.      Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan admnistratif, yaitu kegiatan eksekutif ( process ) dan pengambilan keputusan ( decision )

c.       Simbol lain tidak dipergunakan kaena prosedur  yang dideskripsikan tidak detail dan tidak bersifat teknis ( bukan SOP teknis ). Di samping itu, kegiatan yang dilakukan oleh aktor pelaksanaan kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal yang berlaku pada peralatan ( mesin ).

d.      Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif ( menggunakan kata kerja  tanpa subjek ) dengan demikian banyak simbol yang tidak di pergunakan, seperti : simbol pendokumentasian, simbol persiapan, simbol penundaan, dan simbol sejenisnya.

e.      Penyusunan SOP administrasi pemerintah ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara vertikal, artinya bahwa branching flowcharts ditulskan secara vertikal sehingga hanya mengenai penyambungan simbol yang menghubungkan antarhalaman ( simbol segi lima / off = page connector ) dan tidak mengenal simbo lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.

c.       Aktor Dipisahkan Dari Aktivitas

Penulisan aktor dalam SOP asministrasi pemerintah ini dipisahkan dari aktivitas ( kegiatan – kegiatan ). Oleh karena itu, untuk menghindari repetisi ( pengulangan ) yang tidak perlu dan tumpang tindih ( overlapping ) tidak efisien , maka penulisan kegiatan di sertai dengan aktor pelaksanaan kegiatan dan dipisahkan dalam kolom aktor sendiri.

Dengan demikian, penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan objek dan keterangan, seperti :

a.       Menulis laporan

b.      Mendokumentasikan surat pengaduan

c.       Mengumpulkan bahan rapat

d.      Mengirim surat undangan kepada peserta

e.      Meneliti berkas

f.        Menandatangani draft net surat, mengarsipkan dokumen

Penulisan aktor tidak di urutkan secara hireraki, tetapi di dasarkan pada sekuen kagiatan dan selalu di mulai dari sis kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan matriks flowcharts.

Dalam penyusunan SOP asministratif, perlu di bedakan antara aktor outsider dan aktor insider, karena yang di tuangkan dalam pelaksanaan kegiatan hanya aktor insider. Hal ini di sebabkan tidak dapat menetapkan waktu yang di butuhkan dalam SOP bagi aktor outsider. Aktor outsider yang dapat masuk menjadi aktor insider dan dapat di tulis dalam pelaksanaan kegiatan adalah pemohon, narasumber, peserta, dan konsultan.

Adapun penulisan aktivias SOP yang berkaitan dengan aktor outsider tetap di tulis dalam kolom aktivitas, tatapi aktor outsider yang terkait tersebut tidak di tulis dalam kolom aktivitas, tetapi aktor outsider yang terkait terdebut tidak di tulis dalam kolom pelaksana. Dalam penyusunan SOP administratif perlu memperhatikan bahwa SOP yang di susun” apakah SOP makro atau mikro “. Apabila SOP yang di susun merupakan SOP makro, maka aktornya juga aktor makro demikian juga untuk SOP mikro maka aktornya pun merupakan aktor mikro

d.      Dilengkapi Data Identitas, Mutu Baku, Dan Keterangan

SOP administratif pemerintah yang di persyaratkan dalam kebijakan reformasi birokrasi di samping matriks flowcharts yang berisi nomor, aktivitas ( kegiatan ) dan pelaksanaan ( aktor ), dilengkapi dengan data identitas, mutu baku, dan keterangan.

Read More

Cara penyusunan SOP

Cara penyusunan SOP

SOP tidak dapat di rumuskan dengan segelintir orang apalagi yang tidak memahami sistem kinerja perusahaan. Setidaknya diperlukan tim khusus yang berkompeten agar SOP yang di buat sesuai dengan keadaan sebenar perusahaan. Adapun beberapa cara yang bisa menjadi acuan sebagai berikut.

1.      Pembentukan tim khusus SOP

Tim terdiri atas tenaga kompeten dari setiap bagian/devisi perusahaan, misalnya manajer pemasaran, manajer support, dan lain – lain. Jika diperlukan, libatkan konsultan jaminan mutu untuk mendapatkan informasi/masukan yang tepat.

2.      Pembagian tugas tim

Tenaga yang telah dibentuk diharuskan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing – masing untuk memetakan deskripsi kerjanya.

3.      Penentuan sasaran penerapan SOP

Sasaran SOP yaitu devisi – devisi di perusahaan yang memang patut atau perlu menggunakan SOP.

4.      Penentuan waktu dan tempat penerapan SOP

Perkiraan waktu pelaksanaanya setelah di verifikasi/ persetujuan atas SOP yang dibuat termasuk tempat yang sesuai yaitu devisi masing – masing.

5.      Mendokumentasikan jenis kegiatan operasional setiap devisi

Setelah tim memetakan alur kerja setiap divisi yang di pegangnya, catat apa saja jenis kegiatan operasional yang selalu di lakukan. Pencatatan ini dalam bentuk perincian beserta penjelasannya.

6.      Menyusun alur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung

Alur kerja berupa bagan alur ( flow chart ) besserta penjelasanya. Instruksi kerja adalah penjelasan perinci dari alur kerja. Formulir pendukung di gunakan sebagai arsip yang akan menjadi bukti otentik kegiatan operasional.

7.      Tukar pandapat / masukan antar sesama tim

Saling memberi masukan atau tambahan antar sesama tim.

8.      Libatkan pelaku pelaksana SOP

Tindakan ini di  perlukan agar pelaksana SOP dapat memberikan masukan atas temuan yang kurang.

9.      Evaluasi dan perbaikan jika adan rekontruksi atau uji coba

Lakukan pengujian SOP setiap devisi untuk mengetahui keefektivannya.

10.  Verifikasi dari pihak Quality Management Reperensentatif

Setelah uji coba dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan, menejer QMR perusahaan berhak memverifikasi dan memberi persetujuan.

11.  Umumkan/ sosialisasikan kepada setiap pelaksana

Sisialisasi SOP dapat dilakukan dengan adanya rapat yang melibatkan semua devisi untuk memastikan bahwa ketika implementasi memang sudah siap.

12.  Pemantuan dan analisis

Dalam beberpa bulan kedepan hingga setahun, pemantauan berkala harus dilakukan untuk menilai apakah ada kendala, kriteria yang salah, tidak efektif, dan lain – lain.

Read More

Prinsip – Prinsip Penyusunan SOP

Penyusunan SOP harus berpedoman pada prinsip – prinsip berikut.

1.      SOP harus ditulis, sederhana, dan tidak berbelit – belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu.

2.      SOP harus menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya pelayanan dan tata cara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan.

3.      SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang di butuhkan dan sampai mana tanggunag jawab masing – masing pejabat/pegawai.

4.      SOP harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku.

5.      SOP harus dapat mengambarkan alur kegiatan yang mudah di telusuri jika terjadi hambatan.

Aspek yang perlu di perhatikan dalam penyusunan SOP adalah tipe dan format SOP. Penulisan SOP minimal memuat uraian prosedur, syarat – syarat kelengkapan, dan gambar sehingga mudah di pahami.

Penyusunan SOP bukan hal yang mudah. Apalagi jika merupakan sebuah prosedur baru, yang harus mempertimbangkan berbagai unsur sehingga prosedur yang di tulis benar – benar memenuhi kriteria. Untuk memperoleh prosedur yang baik, tim harus kembali mengumpulkan informasi yang di rasakan kurang, melakukan analisis, mengidentifikasi, dan menetapkan alternatif.

SOP yang telah di susun perlu di integrasikan kedalam sebuah dokumen yang nantinya akan menadi panduan dalam pelaksanaan prosedur – prosedur pelaksanaan tugas pokok dan fungsi ataupun penyelenggaraan pelayanan. Pengintegrasian dilakukan karena satu prosedur dengan prosedur lainnya yang saling berkaitan, harus deselaraskan sehingga terwujud konsistensi, dan keseragaman antara satu dengan yang lain,dan tidak saling bertentangan yang akan menghambat prosedur itu sendiri.

SOP yang telah dirumuskan oleh tim harus melalui tahapan pengujian yang dilakukan melalui penerapan langsung pada unit penggunaan atau pelaksanaan prosedur. Proses pengujian bertujuan untuk mendapatkan informasi lebih lanjut yang belum di tampung dalam prosedur atau yang diperlukan oleh tim sebagai bentuk review atas SOP.

Langkah – langkah pengujian dan review dilakukan sebagai berikut.

1.      Penyiapan dokumen SOP yang sudah diintegrasikan.

2.      Simulasi/uji coba terhadap SOP

3.      Penyempurnaan SOP

Proses pengujian yang dilakukan berulang kali hingga dihasilkan rumusan yang benar – benar sesuai. SOP yang sudah diuji dan di review disampaikan kepada pimpinan satuan kerja/ organisasi untuk mendapatkan pengesahan. Proses pengesahan merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan, meliputi penelitian dan evaluasi terhadap prosedur yang di standarkan. SOP yang sahkan harus memuat ringkasan eksekutif untuk membantu pimpinan memahami hasil rumusan sebelum melakukan pengesahan. Meskipun SOP telah disahkan oelh pimpinan, proses review secara berkelanjutan tetap dialakukan agar di peroleh  SOP yang benar – benar efisien dan efektif.

Read More

Pengetian SOP

Pengetian SOP

             Standar operasional prosedur ( SOP ) pada dasarnya adalah pendoman yang berisi prosedur – prosedur operasional standar yang berisi prosedur – prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas – fasilitas proses yang di lakukan oleh orang – orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar, dan sistematis. Suatu perusahaan harus menetapkan SOP saat menjalankan aktivitasnya. Hal ini karena bersifat mengarahkan kegiatan perusahaan demi tercapainya tujuan perusahaan.

             Standar berarti ketentuan atau keadaan yang menadi acuan, harus di ikuti, dan tidak boleh menyimpang. Ketentuan atau keadaan ini bersifat mengikat ke semua pihak. Operasional adalah istilah yang merujuk pada kegiatan atau kerja, biasanya merupakan hal yang terjadi di suatu perusahaan. Operasional atau kegiatan/ kerja biasanya bersifat rutin dan non rutin. Setiap operasional / kegiatan juga biasanya memiliki prosedur yang dapat bersifat baku ( tertulis ) maupun tidak baku ( tidak tertulis ). Adapun Prosedur adalah istilah lain untuk tahapan atau langkah – langkah, biasanya terkait dengan suatu proses kerja. Contoh prosedur, antara lain : prosedur pencatatn surat keluar, prosedur pembelian barang, prosedur perekrutan karyawan, dan lain – lain. Prosedur dapat bersifat baku ( tertulis ) dan tidak baku ( tidak tertulis ), namun sebaiknya baku atau standar. Prosedur dapat diuraikan dalam bentuk deskripsi atau gambar.

             Jadi dapat disimpulkan bahwa SOP atau standard operating procedure adalah segala aturan atau prosedur tertulis yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas suatu perusahaan, dimana semua aturan atau prosedur tersebut bersifat standar atau baku sehingga bersifat mengikat atau harus dipatuhi oleh seluruh karyawan atau pimpinan perusahaan sehingga pelaksanaan tugas ( operasionalisasi ) berjalan sesuai dengan ketentuan  atau harapan dan pada akhirnya menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.

             Standar Operasional Prosedur ( SOP ) adalah serangkaian instruksi tertulis yang di bakukan mengenai berbagi proses penyelengaraan administrasi pemerintah, bagaimana dan kapan harus dilakukan , dimana, dan oleh siapa dilakukan.

             Standar Operasional Prosedur ( SOP ) digunakan oleh suatau organisasi untuk memberi jejak arsip dan keseragaman tindakan operasionalnya. Penyusunan SOP berbeda setiap organisasi. Dalam praktiknya, tidak semua SOP hanya sekedar dokumen yang di letakkan di rak atau lemari karena ia tidak dapat di fungsikan sebagaimana mestinya. Oleh karena itulah, perlu cara tepat menyusun Standar Operasional Prosedur ( SOP ).

Funsi Dasar SOP

             Dua fungsi dasar SOP yang menjadi fungsi ensensial bisa di gambarkan sebagai berikut.

1.       Sebagai rujukan  knowledgebase bagi kegiatan operasional yang senantiasa diperbarui

Tindakan – tindakan pekerjaan semisal alur pemasaran dan penjualan, pengiriman barang logistik, hingga pelayanan, pelanggan semua akan tertata dengan rapi ( terstruktur ) dengan merujuk pada knowledgebase ini. SOP disarankan bahakan diharuskan untuk diperbarui apabila adanya alur kerja yang berubah sehingga harus adanya pembaruan berdasrkan keputusan auditor “ jaminan mutu”.

2.       Sebagai arsip pelacak kegiatan operasional, penelitian, dan perbaikan

SOP akan menjadi bukti otentik bagi alur pekerjaan yang memerlukan arsip karena SOP baiasanya meimiliki formulir kerja semisal berita acara persentasi produk oleh staf marketing, berita acara kunjungan onsite layanan pelanggan, dan bukti pengiriman barang. Dengan adanya audit jaminan mutu berkala secara internal dan eksternal sebagai penilaian, perbaikan – perbakan untuk penyempurnaan harus dilakukan.

Peran SOP

SOP mempunyai beberapa peranan sebagai berikut.

1.      Pedoman kebijakan

2.      Pedoman kegiatan

3.      Pedoman birokrasi

4.      Pedoman administrasi

5.      Pedoman evaluasi

6.      Pedoman integrasi

Read More