HAKIKAT KOMUNIKASI KANTOR

 

Hakikat komunikasi kantor

Komunikasi berasal dari bahas latin “ commnicare “ yang artinya sama atau “communication” yaitu sama makna. Secara etiomologi  komunikasi berati proses untuk memperoleh pengertian yang sama atau komuniasi akan terjadi antara orang- orang yang terlibat ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang di sampaikan. Dalam proses penyampaian pesan tersebut tedapat beberapa unsur di dalamnya. Yaitu sumber/komunikator/pengirim pesan, penerima pesan / komunikan, dampak efek yang diakibatkan karena adanya pertukaran pesan, umpan balik respons yang diberikan terhadap pesan yang diterima, serta gangguan noise yang munkin muncul ketika proses komunikasi berlangsung. Proses komunikasi yaitu serangkaian tindakan yang terjadi secara berurutan daam kurun waktu tertentu dan memiiki keterikatan antara satu unsur dengan unsur lainnya.

Pengertian komunikasi dari berbagai sumber.

• Everett M Rogers dan Lawrence Kincaid Everett M Rogers dan Lawrence Kincaid dalam buku Communication Network: Toward a New Paradigm for Research (1981) menyebutkan komunikasi ialah proses di mana dua orang atau lebih membentuk ata melakukan pertukaran informasi antara satu sama lain, yang pada gilirannya terjadi saling pengertian yang mendalam. Shannon dan Weaver C. Shannon dan W. Weaver dalam buku The Mathematical Theory of Communication (1949), komunikasi yakni bentuk interaksi manusia yang saling memengaruhi satu sama lain secara sengaja dan tidak sengaja.
• Bernard Berelson dan Gary A. Steiner Bernard Berelson dan Gary A. Steiner dalam buku Human Behavior: An Inventory of Scientific Finding (1964) menyebutkan bahwa komunikasi merupakan proses transmisi informasi, gagasa, emosi, keterampilan, dan lain-lain melaui penggunaan kata, angka, simbol, gambar, dan lain sebagainya.
• Carl I. Holand Carl I. Holand dalam bukunya Social Communication (1948) menyebutkan bahwa komunikasi adalah proses di mana individu mentransmisikan stimulus untuk mengubah perilaku individu yang lain.
• James A.F.Stoner: Komunikasi merupakan proses dimana seseorang yang sedang berusaha memberikan pengertian dengan cara pemindahan pesan. 
• Drs. H.A.W: Komunikasi adalah hubungan kontak antara manusia baik individu ataupun kelompok.
• Everett M. Rogers: Komunikasi adalah proses di mana suatu ide dialihkan dari sumber yang satu kepada satu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.
• Rogers & D. Lawrence Kincaid: Komunikasi adalah suatu proses di mana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi satu dengan yang lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam.
• Shannon & Weaver: Komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling pengaruh dan memengaruhi satu sama lainnya, baik itu secara disengaja ataupun tidak disengaja. Tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi.
• Raymond S. Ross: Komunikasi adalah suatu proses menyortir, memilih dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan komunikator.
• Dr. Alo Liliweri: Komunikasi adalah pengalihan suatu pesan dari satu sumber kepada penerima agar dapat dipahami.

Pengertian Kantor

    Kantor ialah jika secara etimologis istilah kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu Kantoor yang artinya ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Lalu jika dalam bahasa Inggris berasal dari kata Office yang artinya tempat untuk memberikan pelayanan, ruang tempat bekerja ataupun posisi. Pengertian tentang kantor dibagi kedalam dua bagian yang diantaranya arti secara dinamis dan secara statis.

    Arti kantor secara dinamis yaitu merupakan proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Jadi jiak dalam arti sempit merupakan tempat untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi atau tata usaha.

    Sedangkan arti kantor secara statis yakni merupakan tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja, biro, markas, instansi, badan, perushaan maupun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian data. Dari penjelasan-penjelasan diatas tersebut, jadi kantor dapat diartikan sebagai bagian organisasi yang menjadi pusat bagi kegiatan administrasi dan pengendalian kegiatan pengolahan data atau informasi.

Fungsi Komunikasi 

Fungsi komunikasi Menurut Onong Uchjana Effendy dalam buku Ilmu, Teori, dan Filsafat Komunikasi (2003), terdapat empat fungsi dari komunikasi, yakni: 

• Menyampaikan informasi Komunikasi memungkinkan manusia menyampaikan informasi. Misalnya ilmu pengetahuan yang disampaikan lewat buku, berita yang disampaikan lewat televisi, hingga informasi pribadi yang disampaikan lewat media sosial. 

• Mendidik Manusia tumbuh menjadi pribadi yang baik karena didikan yang disampaikan lewat komunikasi. Saat bayi, ibu akan berkomunikasi dengan anaknya sehingga anak tersebut paham akan bahasa. Pendidikan melalui komunikasi berlanjut ke sekolah, perguruan tinggi, hingga kehidupan masyarakat.

• Menghibur Komunikasi dapat menjadi alat untuk menghibur seseorang. Misalnya penyampaian rasa simpati ketika seseorang bersedih, buku motivasi yang menghibur, acara televisi yang menyenangkan, juga musik dengan lirik penyemangat, semua merupakan bentuk komunikasi.

• Memengaruhi Komunikasi dapat memengaruhi tindakan dan pemikiran seseorang sehingga lahirlah peribahasa tak kenal maka tak sayang. eristiwa mengenal dilakukan dengan komunikasi. Contoh lainnya adalah sosialisasi kesadaran lingkungan yaitu bentuk komunikasi yang memengaruhi orang lain untuk peduli pada lingkungan.

Proses Komunikasi

    Proses komunikasi seperti itu harus dianggap sebagai interaksi yang terus menerus dan dinamis, baik yang mempengaruhi maupun dipengaruhi oleh banyak variabel dan unsur komunikasi, mereka adalah:

1. Pengirim

Unsur-unsur komunikasi pertama adalah pengirim. Orang yang ingin menyampaikan pesan dengan maksud menyampaikan informasi dan ide kepada orang lain dikenal sebagai pengirim atau komunikator.

2. Ide

Unsur-unsur komunikasi yang selanjutnya adalah ide. Ide adalah pokok bahasan komunikasi. Ini mungkin pendapat, sikap, perasaan, pandangan, perintah, atau saran.

3. Encoding

Unsur-unsur komunikasi yang selanjutnya adalah encoding. Karena pokok bahasan komunikasi bersifat teoritis dan tidak berwujud, penyampaiannya selanjutnya memerlukan penggunaan simbol-simbol tertentu seperti kata-kata, tindakan atau gambar, dll. Konversi materi pelajaran menjadi simbol-simbol ini adalah proses pengkodean.

4. Saluran Komunikasi

Unsur-unsur komunikasi yang selanjutnya adalah saluran komunikasi. Orang yang tertarik untuk berkomunikasi harus memilih saluran untuk mengirimkan informasi yang diperlukan, ide, dll. Informasi ini dikirimkan ke penerima melalui saluran tertentu yang dapat berupa formal atau informal.

5. Penerima

Unsur-unsur komunikasi yang selanjutnya adalah penerima. Penerima adalah orang yang menerima pesan atau untuk siapa pesan tersebut dimaksudkan. Penerima-lah yang mencoba memahami pesan dengan cara sebaik mungkin dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

6. Decoding

Unsur-unsur komunikasi yang selanjutnya adalah decoding. Orang yang menerima pesan atau simbol dari komunikator mencoba untuk mengubah yang sama sedemikian rupa sehingga dia dapat mengekstrak maknanya menjadi pemahaman yang lengkap.

7. Umpan balik

Unsur-unsur komunikasi yang terakhir adalah umpan balik atau feedback. Umpan balik adalah proses untuk memastikan bahwa penerima telah menerima pesan dan memahami dalam pengertian yang sama seperti yang dimaksudkan pengirim.

Bentuk Komunikasi Kantor

    Komunikasi yang berlangsung dalam kantor berupa komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Komunikasi intern adalah semua pesan yang dikirm dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun informal (Slamet Soesanto, 2001:84). Sedangkan menurut L.G. Wursanto (1987:41) komunikasi intern yaitu “komunikasi yang berlangsung di dalam organisasi. Komunikasi ini hanya berlangsung di dalam lingkungan itu sendiri”. Pada komunikasi intern kita dapat menemukan tiga dimensi yaitu:

1.  Komunikasi vertikal

    Komunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication).

    Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi bawahan ke atasan, komunikasi ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi. Sebaliknya komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan umum.

    Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Tujuan dari komunikasi ini adalah pemberian balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut:

1. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.

2. Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan.

3. Komunikasi ke atas memperkuat operasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-ide, saran-saran tentang jalannya organisasi.

4. Komunikasi ke atas memperbolehkan, bahkan mendorong dasas desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya.

5. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah.

6. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugas organisasi.

2. Komunikasi Horizontal

    Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar, biasanya komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota staf, sesama karyawan dan sebagainya. Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi.

    Jika tadi kita ketahui komunikasi vertikal lebih bersifat formal maka komunikasi ini sifatnya lebih cenderung nonformal. Komunikasi ini sering terjadi di luar waktu kerja, disela-sela waktu istirahat, rekreasi, dan setelah tugas pekerjaan.

    Komunikasi horizontal atau ke samping mempunyai peranan penting untuk mengkoordinasikan kegiatan, dapat membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan, sehingga suasana menjadi lebih akrab dan tidak formal. Komunikasi horizontal dapat dilakukan dengan berbagai cara. Secara langsung, dilakukan dengan cara rapat pimpinan, rapat dinas, rapat kerja, atau musyawarah kerja. Secara tidak langsung, dengan cara lisan, misalnya melalui telepon atau tertulis, misalnya menggunakan memo, nota dan surat kabar.

3. Komunikasi Diagonal

    Komunikasi diagonal, disebut juga komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi lain. Selain itu, komunikasi diagonal juga dapat diartikan sebagai komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain.

Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan arah komunikasi lainnya meskipun berbeda tingkatan dan kewenangannya namun melalui komunikasi ini masing-masing pihak akan memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pelaksanaan kerja.

Sumber : Berbagai Sumber