Pengendalian Yang Efektif

Pengendalian

·       Proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan

·       Usaha sistematis untuk menetapkan standar prestasi kerja dengan tujuan perencanaan, untuk mendesain sistem umpan balik informasi, untuk membadingkan prestasi yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada deviasi dan untuk menguur signifikansinya, serta mengambil tindakan yang perlu untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara yang seefektif dan seefisien mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan

Langkah-langkah Proses Pengendalian

1.     Menetapkan standar dan metode mengukur prestasi kerja

2.     Pengukuran prestasi kerja

3.     Menentukan apakah prestasu kerja sesuai dengan standar

4.     Mengambil tindakan korektif

Mengapa Pengendalian Diperlukan

·       Menciptakan mutu yang lebih baik

·       Menciptakan siklus yang lebih cepat

·       Menambahkan nilai

·       Mempermudah delegasi dan kerja tim

Sistem Pengendalian

·       Prosedur yang terdiri dari berbagai langkah yang diterapkan untuk berbagai tipe aktivitas pengendalian

·       Analisis:

·       Mengidentifikasi Bidang Prestasi Kerja Kunci

·       Mengidentifikasi Titik-titik Pengendalian Strategik

Mengidentifikasi Bidang Prestasi Kerja Kunci

·       Berbagai aspek dari sebuah unit atau organisasi yang harus berfungsi secara efektif bila seluruh unit atau organisasi ingin sukses

·       Standar yang dipergunakan dalam bidang fungsional untuk mengukur prestasi kerja:

·       Produksi: mutu, jumlah, biaya, prestasi kerja individual

·       Pemasaran: volume penjualan, pengeluaran penjualan, pengeluaran periklanan, prestasi kerja wiraniaga individual

·       Manajemen Personalia: hubungan tenaga kerja, pergantian tenaga kerja, tingkat absensi tenaga kerja

·       Keuangan dan Akunting: pengeluaran modal, sediaan, arus modal, likuiditas

Mengidentifikasi Titik-titik Pengendalian Strategik

·       Titik-titik kritis dalam suatu sistem di mana monitoring dan pengumpulan informasi harus berlangsung

·       Metode yang paling penting dan bermanfaat adalah dengan memusatkan perhatian pada unsur-unsur yang paling signifikan dalam suatu operasi tertentu

·       Mengenali letak tempat-tempat terjadinya perubahan dalam proses produksi

Pengendalian Keuangan

·       Pengendalian keuangan memiliki keunggulan khusus, karena uang mudah diukur dan dihitung

·       Penting karena uang adalah salah satu input dan output yang menonjol dan mudah diukur oleh kebanyakan organisasi

·       Informasi keuangan berguna bagi manajer, pemegang saham, lembaga keuangan, analis modal, serikat pekerja, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan untuk mengevaluasi prestasi kerja organisasi

Laporan Keuangan

·       Analisis keuangan tentang arus barang dan jasa ke dalam, di dalam, dan ke luar dari organisasi

·       Tiga kondisi utama keuangan sebuah organisasi:

1.    Likuiditas: kemampuan untuk mengubah aktiva menjadi uang tunai agar dapat memenuhi kebutuhan serta kewajiban keuangan jangka pendek

2.    Kondisi umum keuangan: keseimbangan jangka panjang antara utang dan kekayaan (sisa aktiva setelah dikurangi utang)

3.    Profitabilitas: kemampuan untuk mencetak laba secara tetap dan selama suatu kurun waktu yang panjang

Laporan Keuangan

·       Neraca:

·       Uraian organisasi dalam hal harta (aset), utang, dan kekayaan bersihnya

·       Laporan Rugi-Laba:

·       prestasi keuangan organisasi dalam periode waltu tertentu

·       Arus Kas: Laporan Sumber dan Penggunaan Dana

·       Ringkasan dari pretasi kerja keungan organisasi yang menunjukkan dari mana asal uang tunai atau dana selama tahun tersebut dan bagaimana pemakaiannya

Metode Pengendalian Anggaran

·       Pernyataan kuantitatif formal mengenai sumber daya yang dialokasikan untuk aktivitas yang direncanakan selama kurun waktu tertentu

·       Sarana paling luas dipergunakan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas di setiap tingkat dalam sebuah organisasi

Metode Pengendalian Anggaran

Anggaran digunakan karena:

·       Anggaran dinyatakan dalam bentuk uang, sehingga mudah digunakan sebagai sebutan untuk beraneka ragam aktivitas organisasi

·       Menyampaikan informasi mengenai sebuah sumber daya kunci organisasi (modal) dan tujuan kunci organisasi (laba)

·       Menetapkan standar prestasi kerja yang jelas dan tidak meragukan untuk jangka waktu tertentu (biasanya satu tahun)

·       Salah satu alat utama koordinasi aktivitas dalam organisasi

Pusat Tanggung Jawab

·       Unit organisasi/fungsional dikepalai oleh seorang manajer yang bertanggungjawab atas aktivitas unit

·       Empat tipe pusat tanggungjawab:

1.     Pusat Penerimaan

2.     Pusat Pengeluaran

3.     Pusat Laba

4.     Pusat Investasi

Pusat Tanggung Jawab

·       Pusat Penerimaan

o   Unit organisasi yang outputnya diukur dalam bentuk uang tetapi tidak langsung dibandingkan dengan biaya input, misalnya penjualan

·       Pusat Pengeluaran

o   Unit organisasi yang inputnya diukur dalam bentuk uang tetapi outputnya tidak misalnya administrasi, jasa, dan penelitian

·       Pusat Laba

o   Unit organisasi tempat prestasi kerja diukur dengan angka perdebaan antara pendapatan dan pengeluaran

·       Pusat Investasi

o   Unit organisasi yang tidak hanya mengukur niali uang dan output, tetapi juga membandingkan output dengsn aset yang dipergunakan untuk memproduksinya

Proses Pembuatan Anggaran

·       Penganggaran dari atas ke bawah atau bawah ke atas

·       Peran Pegawai Anggaran:

o   Departemen Anggaran

o   Komite Anggaran

Berbagai Macam Anggaran

·       Anggaran Operasi

   ·      Anggaran yang menunjukkan barang dan jasa yang diharapkan akan dikonsumsi oleh                           organisasi dalam suatu periode anggaran

·       Anggaran Keuangan

   ·      Anggaran yang merinci uang yang diharapkan akan dikeluarkan dalam periode anggaran dan               menunjukkan sumbernya

Anggaran Variabel vs Anggaran Tetap

·       Anggaran tetap: menyatakan berapa seharusnya masing-masing biaya pada satu volume tertentu

·       Anggaran variabel: bagaimana seharusnya perubahan tiap-tiap biaya kalau tingkat aktivitas  atau tingkat output berubah

·       Yang harus diperhatikan:

1.       Biaya tetap

2.       Biaya variabel

3.       Biaya semi variabel

Mengaudit

·       Eksternal:

o       Proses verifikasi mencakup penilaian independen mengenai perkiraan dan laporan keuangan

·       Internal:

o       Audit yang dilaksankan oleh organisasi untuk memastikan asetnya dilinsungi secara memadai dan catatan penggunaan uangnya disimpan dengan baik