Pengertian Gudang dalam Kegiatan
Bisnis
Dalam dunia bisnis, gudang sangat
besar fungsi dan perannya, pergudangan merupakan serangkaian kegiatan
pengurusan, dalam penyimpanan logistik, mulai dari kegiatan penerimaan,
pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran
dan pendistrbusian sampai dengan kegiatan pertanggungjawaban gudang dengan
tujuan mendukung operasional pekerjaan unit kerja.
Beberapa Pengertian Gudang
§ Menurut Perpu Nomor 5 Tahun 1962
Gudang adalah ruangan yang tidak
bergerak yang dapat ditutup dengan tujuan tidak untuk dikunjungi untuk umum,
melainkan untuk dipakai khusus sebagai tempat barang.
§
Menurut
John Warman (2004), gudang (kata benda) adalah bangunan yang dipergunakan untuk
menyimpan barang dagangan. Pergudangan (kata kerja) adalah kegiatan menyimpan
dalam gudang.
§ Menurut Ibnu syamsi (1997 : 28)
Gudang
adalah ruangan untuk menyimpan barang yang berdinding, beratap dan terkunci.
§ Menurut Sukadarto(2001 : 18)
Gudang
adalah suatu ruangan yang tidak bergerak, dapat ditutup, tidak untuk lalu
lintas umum, melainkan dipergunakan untuk menyimpan barang – barang.
§ Lucas dan Rumsari (2004 : 84)
Gudang
merupakan suatu ruangan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum
dan berfungsi untuk menyimpan barang.
Selain itu gudang juga
dapat digunakan sebagai sarana atau tempat jual beli (pasar) hasil produksi.
Pada umumnya gudang perusahaan berada dalam ruangan pada suatu pabrik, namun
sekarang lapangan terbuka juga dapat dijadikan gudang tergantung dengan barang
apa yang akan diletakan atau disimpan di lapangan tersebut.
Sesuatu
dapat dikatakan gudang jika memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:
1.
Adanya “ruangan”
Menurut Ibnu Syamsi pengertian
ruangan lebih luas dibandingkan dengan gudang, karena ruangan meliputi :
a. Ruangan terbuka
Ruangan terbuka adalah
ruangan yang dibentuk tanpa atap dan tanpa pagar. Biasanya ruangan terbuaka
dipergunakan untuk menyimpan barang-barang yang tahan cuaca dan tidak khawatir untuk
dicuri. Contoh: batu, pasir dan sejenisnya.
b. Ruangan setengah terbuka
1) Berpagar tanpa atap
Sama halnya seperti
ruanagan terbuka, akan tetapi ruangan ini tidak memiliki atap tapi berpagar.
Hal ini dikarenakan karena biasanya digunakan untuk menyimpan barang yang rawan
untuk dicuri. Contoh: batu bata dan sejenisnya.
2) Tak berpagar tapi beratap
Hampir sama dengan
ruangan semi terbuka di atas hanya bedanya ruangan ini tidak berpagar namun
memiliki atap. Karena barang yang disimpan di ruangan ini tidak tahan cuaca
namun tidak rawan pencurian. Contoh: gerobak, stoomwals, den sejenisnya
3) Ruangan tertutup (Gudang)
2. Tertutup
Yang dimaksud tertutup
di sini adalah ruangan tersebut berpagar dan beratap serta dapat dikunci.
3. Tidak bergerak
4. Tidak untuk lalu lintas
Yang dimakud tidak
untuk lalu lintas adalah gudang tersebut bukan merupakan akses jalan keluar
masuk yang nantinya dikhawatirkan akan mengganggu kondisi barang yang disimpan.
Misalnya gudang penyimpanan minyak, jika gudang tersebut terletak di tempat
yang digunakan untuk lalu lintas dikhawatirkan nantinya akan terjadi kebakaran.
Jadi,
pada intinya gudang adalah suatu ruangan atau tempat yang dibebani tugas untuk
menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi, dari mulai barang itu
diterima sampai pada saatnya barang itu dipergunakan atau dipindahkan. Selain
itu dalam gudang juga harus diperhatikan terkait pemeliharaan dan keamanan
barang-barang logistik yang disimpan.
Pengertian Pergudangan
Pergudangan adalah
kegiatan–kegiatan penampungan, penyimpanan, pengamanan dan
pendistribusian/penyaluran barang–barang yang menjadi kebutuhan bagi setiap
organisasi. (Sukadarto, 2001:19)
Menurut Lucas dan Rumsari (2004:81) Pergudangan
merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari
kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan,
pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian samapai dengan kegiatan
pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan – laporan) dengan
tujuan mendukung kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Pengertian lain Pergudangan adalah
sebuah bagian dalam sebuah sistem logistik perusahaan yang berfungsi untuk
menyimpan produk – produk perusahaan (baik itu bahan baku, part produk, produk
dalam proses, ataupun produk jadi) pada dan diantara titik asal produk
(produsen) dan pada titik konsumsi (konsumen), serta menyediakan informasi bagi
manajemen mengenai status, kondisi, serta arus/perpindahan produk yang disimpan
dalam gudang (Warman, 2004).
Dari pengertian pergudangan ini
dapat digaris bawahi bahwa kegiatan penggudangan tidak sekedar kegiatan
memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu,
dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta
pengendalian logistik baik secara teknis maupun administrative sehingga
kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan
setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.
Dalam jaringan distribusi pemasaran,
gudang mempunyai beberapa misi, yaitu:
a. Menjaga persediaan yang
digunakan sebagai penyeimbang dan penyangga (buffer) dari variasi antara
penjadwalan produksi dan permintaan.
b. Gudang sebagai
penyaluran dalam sebuah
daerah pesanan dengan jarak
transportasi terpendek dan untuk memberikan jawaban cepat akan permintaan
pelanggan.
c.
Gudang digunakan sebagai tempat akumulasi dan menguatkan produk dalam kegiatan
produksi dan pendistribusian.
Gudang atau
tempat penyimpanan pada
umumnya memiliki fungsi
yang cukup penting dalam menjaga kelancaran operasi produksi suatu
pabrik. Tujuan dan fungsi penyimpanan dari gudang adalah memaksimumkan utilitas
sumber daya, kemudian memenuhi kebutuhan pelanggan atau memaksimumkan pelayanan
kepada
Beberapa faktor penting yang
memengaruhi kenyamanan dalam tata letak gudang
adalah pengawasan yang diikuti bentuk
pesanan, pengambilan pesanan pilihan, dan pengawasan.
Faktor di atas digambarkan dalam
batasan-batasan berikut: a. Sistem area;
Penyimpanan item
dalam gudang dengan
bermacam logika; Dalam gudang, pergantian personel
terus-menerus pada sebuah area mulai dari pemilihan item yang telah
direncanakan untuk pesanan sampai siap dikirim.
b. Sistem area dimodifikasi;
Sistem dapat diterapkan di mana
penyimpanan stock dilakukan secara terpisah dalam pengerjaannya; Pemilihan
order pesanan diikuti oleh sistem area ketika penambahan pegawai dimanfaatkan
untuk menambah pengerjaan stock penyimpanannya. c. Sistem zona;
Pembagian wilayah-wilayah gudang dan pendistribusian
pesanan di antara pemilihan pesanan, tiap unit merupakan pilihan dari
daerah-daerah penempatannya; d. Sistem zona urutan;
Tiap pesanan dibagi dalam
wilayah-wilayah pada sistem zona; Namun, pesanan melewati satu wilayah ke
wilayah lainnya yang merupakan perakitan. Beberapa pesanan bisa diproses
serentak dan setiap hasilnya mulai dari satu wilayah ke wilayah berikutnya.
e. Sistem jadwal pesanan berganda (multiple orders schedule system);
Sebuah kelompok pesanan dapat
dikumpulkan dan dianalisis untuk menentukan total item yang dibutuhkan dari
tiap wilayah atau zona. Dalam kemiripan kebiasaan pada sistem wilayah, item
merupakan pilihan dari pembuatan satu trip
langsung ke setiap
wilayah pesanan yang
dirakit mengikuti area untuk peningkatan pengiriman. Sedikit variasi
dari operasi demikian dijadwalkan serentak mengikuti komponen tiap wilayah yang
dialokasikan dengan tiap order, kemudian diletakkan bersamaan untuk pengiriman.
Untuk penyimpanan individu atau
item yang kecil, beberapa variasi aksesori yang didapat seharusnya ada pada
semua gudang. Kemudian, variasi yang digunakan adalah salah satu atau banyak
dari beberapa pengembangan dan pesanan fasilitas penyimpanan. Aksesorinya
adalah bins (peti atau bak), shelves (papan atau palet), racks (rak), stacking
(penumpukan), dan conveyor
storage.
Shipping (pengiriman) berkaitan dengan persiapan-persiapan
yang berkenaan dengan stocking produk jadi untuk memenuhi permintaan atau
order; pengepakan (packaging); serta pemuatan ke dalam alat transportasi yang
tersedia, kemudian dikirim ke konsumen yang memesannya. Aktivitas shipping
dapat pula disebut aktivitas receiving. Pada dasarnya, receiving, raw materials
storage, warehousing, dan shipping akan memiliki kaitan erat dalam perencanaan
tata letaknya masing- masing.
Seperti halnya receiving,
lokasi departemennya harus
berada sedekat mungkin dengan
fasilitas transportasi yang menuju keluar pabrik.
Sementara
itu, perencanaan luas area perlu mempertimbangkan beberapa faktor berikut:
a. Karakteristik produk yang dikelola
b. Jumlah pengiriman dan frekuensi
pengiriman per periode
c. Metode pemindahan dan peralatan
yang digunakan
d. Lokasi area yang tersedia
Kita perlu menggambarkan proses
pokok di dalam fasilitas gudang sebagai fungsi sistem penyimpanan. Receiving
(penerimaan) merupakan departemen yang mempunyai aktivitas berkaitan dengan
penerimaan material yang datang ke pabrik. Setelah aktivitas inspeksi
dilakukan, departemen receiving bertanggung jawab mengirimkannya ke gudang
(storage) agar disimpan. Departemen penerimaan bahan terutama bertanggung jawab
terhadap hal-hal seperti:
a. Membongkar atau menurunkan material
dari truk yang membahayakan.
b. Membongkar kotak pembungkus
material yang dikirim.
c. Identifikasi dan pengecekan
material yang datang.
d. Pengecekan tanda terima barang dan
menyesuaikannya dengan kartu pesanan.
e. Mencatat adanya kerusakan-kerusakan yang
dijumpai dari material yang datang dan menyiapkan laporan
untuk klaim.
f. Menyimpan data material yang datang
untuk digunakan bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
g.
Mengirim
material yang datang ke departemen lain yang membutuhkan segera atau
mengirimkannya ke gudang untuk disimpan.
Sumber : Direktorat Pembinaan SMK