Akuntansi Persediaan

Gambar 1.10 Siklus akuntansi

Akuntansi adalah suatu aktivitas jasa (mengidentifikasikan, mengukur, mengklasifikasikan dan mengikhtisarkan) kejadian atau transaksi ekonomi yang menghasilkan informasi kuantitatif terutama yang bersifat keuangan yang digunakan dalam pengambilan keputusan (Amin. W, 1997).

Menurut Stice,et.al dalam bukunya “Intermediate Akuntansi” yang diterjemahkan oleh Safrida Rumondang dan Ahmad Maulana (2004:687) bahwa:

“Tujuan pokok akuntansi terhadap persediaan adalah:

1.      Penentuan laba rugi periodik (income determination), yaitu melalui proses mempertemukan antara harga pokok barang yang dijual dengan hasil penjualan dalam periode akuntansi yang bersangkutan.

2.      Penentuan jumlah persediaan yang akan disajikan dalam neraca. Dalam hal ini di samping adanya penggolongan persediaan sesuai dengan jenisnya, juga sangat penting artinya masalah penilaian (inventory valuation) terhadap persediaan itu sendiri”.

Konsep penting akuntansi persediaan adalah arus biaya. Jika seluruh persediaan diperoleh atau dibuat pada periode terjualnya, maka harga pokok penjualan akan sama dengan biaya pembelian atau pembuatan barang. Namun jika persediaan tersisa pada akhir periode akuntansi, penting untuk menentukan persediaan mana yang telah terjual dan biaya mana yang tersisa pada neraca.

Bagaimana dengan sistem?. Sistem menurut Mcleod, Jr., R., dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Teguh H. (2001:11), yaitu sekelompok elemen yang terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan perusahaan, terdiri dari sejumlah sumber data (manusia, material, mesin, uang, dan informasi) yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.

Sistem akuntansi terdiri dari metode catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi satuan usaha dan untuk menyelenggarakan pertanggung jawaban aktiva dan kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi tersebut(IAI dalam SPAP 2001:319.5)

Sistem akuntansi persediaan terdiri dari beberapa prosedur antara lain:

1.      Prosedur pencatatan produk jadi.

2.      Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual.

3.      Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli.

4.      Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses.

5.      Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.

6.  Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pernasok.

7.      Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.

8.      Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang.

9.      Sistem perhitungan fisik persediaan.

Prosedur-prosedur tersebut merupakan unsur penting dan bagian dari sistem persediaan yang digunakan untuk mengendalikan persediaan perusahaan. Terdapat dua prosedur yang cukup penting untuk mengendalikan persediaan bahan baku yaitu prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang serta sistem perhitungan fisik persediaan. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang dibutuhkan perusahaan untuk mengendalikan keluar dan masuknya barang yang disimpan dalam gudang, serta untuk memenuhi permintaan bahan baku bagi suatu order produksi.

Dokurnen sumber yang digunakan pada prosedur ini adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. Bukti ini dipakai oleh Bagian Gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat berkurangnya kuantitas dan harga pokok persediaan karena pemakaian intern.

Konsep penting akuntansi persediaan adalah arus biaya. Jika seluruh persediaan diperoleh atau dibuat pada periode terjualnya, maka harga pokok penjualan akan sama dengan biaya pembelian atau pembuatan barang. Namun jika persediaan tersisa pada akhir periode akuntansi, penting untuk menentukan persediaan mana yang telah terjual dan biaya mana yang tersisa pada neraca.

Menurut Stice,et.al dalam bukunya “Intermediate Akuntansi” yang diterjemahkan oleh Safrida Rumondang dan Ahmad Maulana (2004:687) bahwa:

“Tujuan pokok akuntansi terhadap persediaan adalah:

1.      Penentuan laba rugi periodik (income determination), yaitu melalui proses mempertemukan antara harga pokok barang yang dijual dengan hasil penjualan dalam periode akuntansi yang bersangkutan.

2.      Penentuan jumlah persediaan yang akan disajikan dalam neraca. Dalam hal ini di samping adanya penggolongan persediaan sesuai dengan jenisnya, juga sangat penting artinya masalah penilaian (inventory valuation) terhadap persediaan itu sendiri”.

Menurut Mulyadi (2001:559), "Sistem akuntansi persediaan terdiri dari jaringan prosedur antara lain:

1.      Prosedur pencatatan produk jadi.

2.      Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual.

3.      Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli.

4.      Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses.

5.      Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.

6.  Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pernasok.

7.      Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.

8.    Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang.

9.      Sistem perhitungan fisik persediaan.

Read More

SOP Pengelolaan Administrasi Gudang

Standard Operating  Prosedure (SOP) Pergudangan

Operasional Warehouse/Gudang sehari-hari diharapkan mengacu kepada satu Standard Operating Prosedure (SOP) Pergudangan yang jelas dan feasible untuk dilakukan oleh karyawan di gudang. Terkadang dalam  penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) Pergudangan departemen Quality manajemen / Assurance menjadi inisiator.  Hal itu dikarenakan keberadaan SOP pada satu bagian adalah indokator sistem manajemen yang baik.

Tetapi jika perusahaan anda saat ini belum  memiliki Departemen Quality Management/ Assurance dan saat ini Warehouse /gudang belum memiliki SOP yang jelas sehingga berjalan sesuai “kebiasaan” karyawan atau sebaliknya SOP ada namun tidak cukup jelas dan mudah untuk dipraktikkan dalam operasional gudang, kira-kira apa yang akan terjadi? Hal seperti itu sering terjadi dan dampak ketidak jelasan SOP tersebut adalah  : 

1.   Kebocoran aset perusahaan yang ada di gudang dalam berbagai macam jenis penyimpanan karena tidak adanya panduan SOP yang jelas.

2.   Budaya kerja ‘semau atasan’ atau ‘turun temurun’ dimana hal ini mengakibatkan demotivasi bagi karyawan di bawah yang tentu menghendaki adanya satu standarisasi kerja.

3.   Kualitas pekerjaan yang tidak standard. Berbeda orang yang mengerjakan akan berbeda perlakuannya, sehingga kualitas kerja tergantung kepada ‘orang’ dan bukan kepada sistem.

Untuk menghindari ketiga hal di atas tentu dibutuhkan adanya satu dokumen SOP sebagai panduan kerja standard bagi seluruh karyawan yang bekerja di Warehouse. 

Untuk itu pada buku ini diuaraikan salah satu contoh SOP pergudangan secara detail untuk kebutuhan terutama bagi industri skala kecil menengah melalui adanya sebuah Standard Operating Prosedure (SOP) Pergudangan.

        Contoh SOP Pergudangan untuk operasional penerimaan barang di gudang.

Catatan :

a.   Pada halaman 1 SOP adalah lembaran documen history yang menjelaskan history SOP mulai saat pertama kali dibuat, revisi 1, revisi 2 dan seterusnya, termasuk perubahan yang setiap bagian. Halaman 1 SOP ini juga memuat lembar pengesahan SOP.

 Pada bagian atas (header) SOP memuat beberapa hal berikut : Logo perusahaan di kiri atas,         judul SOP, efektif berlaku nya SOP, keterangan dokumen. Bagian atas SOP merupakan bagian yang sama untuk halaman selanjutnya, hanya berubah di penunjuk saja.

Catatan   : 

Pada halaman 2 dari SOP memuat informasi : Tujuan SOP dibuat Ruang Lingkup SOP, penanggung jawab SOP, Definisi dan singkatan dari istilah-istilah yang ada dalam SOP. Bagian ini diperlukan untuk mengetahui keterangan-keterangan SOP yang tidak dapat di paparkan dalam diagram visual (pada halaman selanjutnya).

Bagian ini dapat dikatakan merupakan bagian yang paling penting karena membuat seluruh informasi alur proses dari aktifitas sesuai judul pada SOP (dalam hal ini penerimaan barang).

Terbagi atas 3 kolom  ; Aktifitas dokumen / catatan Mutu dan keterangan. Bagian Aktifitas menunjukan proses tahapan demi tahapan pada aktifitas penerimaan. Dokumen / Catatan Mutu memberikan informasi dokumen-dokumen apa saja yang terlihat dalam seyiap tahapan. Bagian keterangan menunjukan detail catatan dan definisi-definisi pada setiap jahapan proses.

Secara umum beberapa hal di atas mendeskripsikan isi Standar Operating Prosedure (SOP) Pergudangan pada aktifitas penerimaan barang, tentu setelah proses-proses ini masih terdapat aktifitas operasional lain di gudang, seperti Put Away, Packing, Checking, Loading, Return, Stock Opname dan sebagainya.

Dalam rangka pelaksanaan tanggung jawab atas barang-barang dalam gudang, maka kepala gudang harus membuat mengadakan pembukuan barangbarang di dalam gudangnya.

Kepala gudang harus membuat sistem pembukuan sedemikian rupa sehingga dapat diketahui bahwa catatan barang-barang cocok dengan barang-barang secara fisik. Kecocokan ini menyangkut baik jenisnya, jumlahnya, nilainya, tempatnya di gudang, kapan diterimanya dan lain-lain yang dianggap perlu.

Untuk keperluan tersebut, maka kepala gudang harus membuat kartu gudang untuk setiap macam barang yang memuat tentang penambahan barang, pengurangan dan persediaan /saldo barang dalam gudang. Kartu gudang yang diletakkan pada tumpukan barang yang bersangkutan, dinamakan pula kartu gudang (label).

Disamping kartu gudang, maka kepala gudang harus membuat pula buku atau kartu stock barang untuk setiap jenis /ukuran barang. Kartu ini disimpan dalam kotak kartu, dengan susunan secara alfabetis. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Bendaharawan  barang/ kepala gudang/ pengurus barang dan unit-unit menyelenggarakan barang/kepala gudang / pengurus barang dan unit-unit harus menyelenggarakan administrasi pergudangan yang baik, yaitu : 

a.   Menyelenggarakan tata buku pergudangan yang jelas dan mudah diperiksa

b.   Membukukan mutasi barang setiap terjadi mutasi

c.   Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku-buku dan/ atau kartu barang misalnya : 

1. Buku penerimaan 

Gudang buku ini memuat semua keterangan-keterangan tentang buktibukti atau dokumen-dokumen penerimaan barang 

2. Buku Pengeluaran Gudang 

Buku ini memuat semua keterangan tentang bukti-bukti penyerahan atau penerimaan barang

3.    Buku Kekayaan Gudang

Buku ini memuat dan menunjukkan setiap saat dan jumlah nilai dalam uang dari semua barang yang di simpan di gudang 

4. Kartu Persediaan Barang 

Kartu ini memuat semua keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan, persediaan dan harga dari suatu jenis barang (bahkan dari setiap ukuran dari jenis barang) tertentu.

Ini berarti bahwa setiap jenis, bahkan setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang harus dibuatkan kartu sendiri. Kartu-kartu yang begitu banyak jumlahnya itu, harus disimpan dalam kotak peti khusus untuk itu, dengan susunan secara alfabetis.

Dasar dalam melakukan administrasi gudang pada perusahaan ritel adalah :

Barang,PO dan Faktur.

a.   Barang yang dikirim suplier diterima oleh bagian Receiving atau Ekspedisi kemudian di cek silang berdasarkan PO

b.   PO (Purchase Order) dikeluarkan oleh Divisi Pembelian (Divisi Buyer) di periksa (chek list) pada bagian tanggal permintaan barang kuantitas atau jumlah barang per unit, dan keadaan fisik barang.

Apabila kondisi tersebut sesuai dengan permintaan kemudian PO di tandatangani oleh supplier, petugas receiving dan bagian pembelian sebagai bukti persetujuan. Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari tiga rangkap, 1 lembar kebagian EDP (Entry Data Procesing), 1 lembar ke bagian keuangan, dan 1 lembar lagi ke bagian gudang

Barang dari bagian Receiving di distribusikan sesuai dengan sifat/ kondisi barang. Barang-barang dalam jumlah banyak, sudah di dapat, barang-barang program, langsung dikirim ke bagian gudang, akan tetapi barang-barang Fast Moving di distribusikan langsung ke area toko.

Tiap-tiap counter setiap hari mendata barang-barang yang dijual, apabila barang sudah habis atau berkurang seorang pramuniaga bisa melakukan permintaan barang ke gudang. Pencatatan persediaan barang di gudang bisa dilakukan dengan cara manual dan komputerisasi.

 

Sumber : Direktorat Pembinaan SMK 2014

Read More

Administrasi Gudang

Gudang pada gambar diatas menunjukkan posisinya di dalam sistem produksi yang mempunyai peranan sangat penting bagi operasi dan kelangsungan sistem produksi. Peranan gudang sendiri bukan hanya dalam aliran sistem internal produksi melainkan juga aliran sistem eksternal pada proses distribusi ke konsumen. Oleh karena itu, sistem manajemen gudang perlu diterapkan secara konsisten pada setiap bisnis yang memiliki bagian pergudangan.

Bagaimana sistem manajemen pergudangan yang baik dan aplikatif sesuai kebutuhan bisnis? Sistem manajemen gudang sendiri secara umum memiliki aturan dasar yang sama, yaitu sebagai sistem yang menjamin akurasi, kesesuaian dan kualitas penyimpanan sehingga tidak terjadi penurunan kualitas produk dan jasa bisnis yang bersangkutan.

Karena kompleksnya karakter barang atau material yang akan disimpan di gudang maka tiap tipe gudang perlu memperhatikan sistem penanganan yang spesifik. Material yang mempunyai bentuk padat perlu disimpan dan ditangani oleh tipe gudang yang sesuai, begitu pula dengan material yang bersifat cair ataupun material yang berbentuk bubuk dan gas perlu disimpan dan ditangani oleh tipe gudang yang sesuai.

Untuk menghasilkan produk yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan konsumen, maka dibutuhkan bahan baku yang sesuai dan berkualitas. Pada dasarnya penyimpanan tidak dapat meningkatkan kualitas produk yang disimpan, melainkan hanya bisa menjaga atau menekan penurunan kualitas produknya. Ilustrasinya adalah sistem produksi sebagai kokinya, sedangkan gudang adalah penyedia bahan masakannya artinya sang koki tidak akan bisa memasak makanan yang enak jika bahan masakannya sendiri tidak sesuai dan berkualitas. Pekerjaan mempunyai keterkaitan dan kedekatan dengan pekerjaan perkantoran. Sebab contoh gudang harus memberi laporan berkala data stok, baik dalam komputer maupun data fisik yang keduanya harus sinkron agar jelas dan akurat. Laporan yang dibuat harus dapat menunjukkan angka-angka dengan cepat dan jelas serta serta harus sesuai dengan yang diharapkan. Perbedaan yang jelas antara produksi dan gudang adalah jika pabrik menangani barang (produk) dan mesin sedangkan gudang menangani fisik produk atau material dan informasi (jasa). Dalam pengelolaan gudang pekerjaan harus dilakukan untuk menyempurnakan efisiensi dan untuk mengamankan pekerjaan, sehingga setiap orang dapat melakukan dan memahami apa yang dilakukan.

Manajemen pergudangan merupakan kombinasi antara ilmu dan seni untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengaturan sumber daya pergudangan yang meliputi (tenaga kerja, material, peralatan kerja, waktu kerja, metode yang digunakan dan modal) untuk mencapai tujuan yang diharapkan dengan cara yang efektif dan efisien. Tujuan dari manajemen pergudangan adalah untuk meminimalkan total biaya produksi dan memaksimalkan produksi. Kedua tujuan ini saling bertentangan satu dengan lainnya. Untuk meminimalkan total biaya produksi maka sebaiknya gudang ditiadakan karena sebenarnya gudang tidak membawa manfaat ekonomis dalam hal peningkatan kualitas barang yang disimpan, bahkan dapat menimbulkan kerugian dan penambahan ongkos operasional perusahaan. Disisi lain untuk memaksimalkan produktivitas atau untuk menjamin kelangsungan produksi maupun distribusi barang mutlak dibutuhkan gudang karena material dan sparepart mesin harus tersedia untuk menjamin produksi dapat berjalan dengan lancar. Kekurangan material atau kehabisan sparepart mesin akan berdampak pada macetnya proses produksi yang berakibat pada kerugian perusahaan. Untuk itu perlu dicari solusi yang terbaik (optimal) berkaitan dengan persediaan yang disimpan di gudang.

Kegiatan dalam manajemen pergudangan meliputi beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu :

1)      Pemilihan lokasi, penempatan bahan baku, suku cadang atau sparepart, barang setengah jadi dan barang jadi. 

2)      Penggunaan fasilitas yang tersedia. 

3)   Penyiapan transportasi serta peralatan penanganan material-material yang ada di dalamnya. 

4)     Penanganan masalah pencatatan, pembukuan dan administrasi serta inventaris barang yang dikelola perusahaan. 

5)  Pelaksanaan komunkasi yang persuasif sebagai penyampaian ide, konsep, gagasan, informasi dari individu satu atau bagian-bagian lain dalam perusahaan. 

6)      Kegiatan pengurusan sebagai kegiatan untuk mengelola bahan baku, suku cadang, barang setengah jadi dan barang jadi yang disesuaikan dengan jenis dan spesifikasinya. Jenis dan spesifikasi barang yang berbeda akan memerlukan penanganan yang berbeda pula. 

7)      Kegiatan penyimpanan sebagai kegiatan untuk menahan bahan baku, suku cadang, barang setengah jadi dan barang jadi sampai pada batas waktu tertentu tanpa mengurangi kualitas barang yang bersangkutan. 

Kegiatan yang ada pada sistem pergudangan merupakan perpaduan dan sistem manajemen distribusi fisik, manajemen material dan pemindahan material dari satu tempat ke tempat lain. Hal ini menyangkut masalah segala aspek gerakan fisik dari dan ke lokasi serta fasilitas yang merupakan struktur operasi dan organisasi perusahaan yang bersangkutan.

Sumber : Direktorat Pembinaan SMK 2014

Read More

DOKUMEN DOKUMEN PENGIRIMAN BARANG

Beberapa dokumen yang umum dikenal dalam bisnis jasa pengiriman barang diantaranya seperti :

• Invoice, yaitu dokumen yang berisi tentang data-data barang yang akan dikirimkan, termasuk di dalamnya harga dan identitas barang.
• Packing List merupakan dokumen yang memuat data deskriptif mengenai barang yang akan dikirimkan, yang dirinci pada jenis barang, dimensi barang, berat barang, serta kuantitas barang.
• Shipping Instruction (SI) adalah perintah untuk memuat barang ke dalam kapal dari perusahaan pengirim barang kepada perusahaan freight forwarder. Di dalam dokumen SI ini memuat data-data diantaranya : identitas (nama dan alamat) pengirim,  identitas penerima, keterangan barang, serta kuantitas barang dikirim.
• Airwaybill merupakan surat jalan untuk mengirimkan barang via udara, atau pesawat. Data-data dalam Airwaybill meliputi identitas pengirim, identitas penerima, jumlah dan berat barang, tanggal transaksi, yang dibubuhi tanda tangan pengirim dan pihak penyedia layanan pengiriman.

Dokumen-dokumen itulah yang umum dijumpai dalam setiap pengiriman barang, terutama untuk jenis barang paket atau bukan dokumen. Untuk jenis barang tertentu, beberapa dokumen khusus juga diperlukan, seperti misalnya :

• Fotocopy surat berharga (seperti SIUP, NPWP, Sertifikat tanah, dan lain sebagainya)
• MSDS (untuk pengiriman barang yang berbentuk cairan / mengandung unsur kimia berbahaya),
• Sertifikat Fumigasi (untuk pengiriman barang yang berbahan kayu),
• Sertifikat Karantina (untuk pengiriman binatang atau buah-buahan),
• Sertifikat POM (untuk pengiriman bahan makanan),
• dan berbagai dokumen lain yang dibutuhkan, menyesuaikan pada jenis barang yang akan dikirimkan.

Kesemua dokumen khusus tersebut biasanya hanya dibutuhkan saat melakukan pengiriman ke luar negeri dan dalam skala besar. Jadi, untuk pengiriman domestik tidak diperlukan dokumen yang selengkap itu.

DOKUMEN DOKUMEN PENERIMAAN BARANG

Penerimaan Barang adalah “Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”

Aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting:
1.Fisik barang yang diterima
2.Dokumentasi
3.Cara penangananbarang

1. Fisik Barang Yang Diterima

Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.

•Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja.
•Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.
•Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan
•Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
•Kuantitas barang VS dokumen

2.Dokumentasi
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.
•Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.
•Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).
•Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3.Cara Penanganan Barang
Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.
•Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
     o Suhu
     o Kadaluarsa
     o Maksimal tumpukan

•Gunakan peralatan yang sesuai
     o Pallet
     o Drum
     o Forklit
•Pahami aturan keselamatannya
     o Kimia
     o Racun
     o Meledak

Secara umum dapat dinyatakan bahwa penerimaan barang merupakan aktifitas operasional gudang yang sangat penting karena merupakan awal dari penanganan barang.
Logika umum mengatakan bahwa penerimaan barang yang baik saja masih memungkinkan terjadinya kerusakan/kesalahan barang didalam gudang, terlebih jika pada saat penerimaan barang ditangani dengan cara yang tidak benar, dijamin kerusakan/kesalahan tsb pasti terjadi.
Tahapan Penerimaan Barang:
1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system (GRN).
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.

Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas.

LAPORAN PENJUALAN

Laporan Penjualan adalah laporan yang berisi tentang transaksi penjualan baik itu per pelanggan maupun perinciannya.

Pada laporan penjualan pada umumnya berisikan informasi periode penjualan, nama barang, harga jual barang, jumlah barang yang terjual, total penjualan masing – masing barang dan total penjualan secara keseluruhan.

Dalam membuat laporan penjualan kita harus rapi dan teliti, setelah itu kita ringkas data penjualan ke dalam jurnal penjualan. Fungsi dari laporan penjualan itu sendiri adalah untuk mencatat dan memposting transaksi debitur tanpa harus membuat atau mencetak Faktur maupun Nota Debet. Keistimewaan lainnya adalah mencatat Faktur atau Nota Debet yang telah dikeluarkan baik secara manual atau cara-cara lainnya. Jumlah dari Faktur atau Nota Debet dimasukkan disini tanpa harus memasukkan rincian item Faktur atau Nota Debet.

MENGELOLA ORDER PENJUALAN

A. Membuat Back Order

1. Prosedur Order Penjualan
     Prosedur adalah suatu urutan kegiatan administrasi yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang tejadi berulang-ulang. Dalam penanganan order penjualan pada suatau perusahaan perlu adanya prosedur yang digunakan sebagi pedoman. Kegiatan administrasi yang dimaksudkan antara lain: menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih dan memindahkan, serta membandingkan.
     Prosedur sangat tergantung kepada jenis kegiatan perusahaan. Apakah perusahaan itu merupakan perusahaan jasa, perusahaan dagang atau perusahaan industri dan juga besar kecilnya skala perusahaan itu sendiri. Disamping itu, cara penjualan tunai atau kredit akan mempengaruhi prosedur yang dibuat oleh suatu perusahaan. Penanganan kegiatan penjualan bagi perusahaan dagang yang memiliki standar prosedur operasional akan melibatkan bagian-bagian organisasi sebagai berikut :

     a) Bagian order penjualan:

1. Merima Order dari langganan.
     Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.

2. Memverikasi order langganan.
     Mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, yang meliputi nama produk, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.

3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan.
     Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order

4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit.
     Hal ini untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.

5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.



b) Bagian kredit:

1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.



c) Bagian Stock & Delivery

1. Menerima oder penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan.
    Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
3. Mencatat pembelian
     Berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau surat jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4. Membuat delivery order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang untuk penjualan yang mengambil barang di gudang atau meminta PO/memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
7. Menerima delivery order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.



d) Bagian Gudang

1. Menerima perintah/permintaan barang
2. Menyediakan barang sesuai dengan surat perintah/permintaan/bon pengeluaran barang (delivery order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
3. Mengembalikan perintah/permintaan/bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
4. Mencatat pengeluaran pada kartu persediaan



e) Bagian Transportasi (Sopir)

Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

1. Menerima PO/memo, delivery order dari bagian stock & delivery
2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
3. Menerima surat jalan/surat pengantar supplier
4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/PO/Surat Jalan Supplier
5. Menandatangani surat jalan supplier dan meminta copynya.
6. Membawa dan menyerahkan barang ke customer
7. Menyerahkan delivery order kepada customer untuk ditanda tangani.
8. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)


f) Bagian Invoice/Faktur

1. Menerbitkan faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery.    Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
2. Menerbitkan faktur pajak.
3. Menerbitkan listing penjualan harian
4. Mendistribusikan dokumen
     a) Invoice/faktur, faktur pajak lembar ke-1, deliveri order lembar ke-1 ke bagian kredit

     b) Tembusan penjualan ke pemegang buku piutang

     c) Tembusan jurnal, faktur pajak lembar ke-2, faktur pajak lembar ke-2 ke bagian buku besar

5. Mengarsip invoice lembar ke-4, delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar extra copy.

g) Bagian Administrasi Keuangan:

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :

1. Bagian Piutang

· Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
· Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
· Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
· Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
· Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
· Membuat surat penagihan

2. Bagian buku besar

a) Bagian Jurnal Penjualan

· Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
· Menerima copy Faktur Pajak.
· Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

3. Bagian Jurnal Pembelian

· Menerima Copy Po dari bagian pembelian
· Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
· Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang 

2. Pengertian Back Order

Back order adalah jumlah sebagian pesanan dari pembeli yang tidak dapat dipenuhi penjual pada waktu yang diminta oleh pembeli. Dengan kata lain back order merupakan sisa pesanan barang dari pembeli yang dikirim kemudian setelah tanggal yang ditentukan berdasarkan persetujuan pihak pembeli. Back order terjadi karena disebabkan jumlah barang yang tersedia lebih sedikit dari jumlah pesanan yang diminta oleh pembeli sehingga terjadi kekurangan barang. Jika terdapat back order, maka perusahaan akan mengirimkan surat back order kepada pembeli sebagai pemberitahuan dan konfirmasi untuk kekurangan barang yang belum bisa dipenuhi.

3. Cara Penanganan Back Order 

Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam pengelolaan back order, misalnya: 
PT. Garuda pada tanggal 12 Juni 2008 menerima order penjualan sebanyak 1.400 unit barang yang harus dikirim tanggal 20 Juni 2008. Pada tanggal 20 Juni 2008, perusahaan hanya memiliki barang sebanyak 1.200 unit. Untuk sisanya sebanyak 200 unit berdasarkan persetujuan pembeli akan dikirim tanggal 28 Juni 2008. Dari data tersebut yang dimaksud dengan back order adalah untuk barang sejumlah 200 unit. 
Cara pengelolaan back order tersebut sebagai berikut : 

· Bagian Order penjulan pada tanggal 20 Juni 2008 membuat surat order pengiriman, untuk pesanan yang dipenuhi sebanyak 1.200 unit dan mendistribusikannya kepada bagian-bagian yang terkait. Tetapi dalam hal ini bagian penagihan belum membuat faktur pejualan. 
· Bagian Order penjualan pada tanggal 28 Juni 2008 membuat surat order pengiriman, untuk 200 unit barang sisa yang belum terpenuhi pada tanggal 20 Juni 2008 dan mendistribusikannya kepada bagian yang tekait. 
· Bagian penagihan membuat faktur penjualan setelah mendapat pemberitahuan dari bagian order penjualan bahwa pesanan tersebut telah dikirim seluruhnya.

Setelah mendapat pemberitahuan dari order penjualan, maka kita membuat jurnal penjualan.

Dari data yang terdapat dalam jurnal penjualan tersebut selanjutnya digunakan untuk menyusun laporan penjualan tiap jenis produk.

Jurnal berkolom memiliki keterbatasan karena jumlah kolom untuk menampung produk yang dijual sangat terbatas. Oleh karena itu, untuk jenis produk yang lebih banyak lagi dapat digunakan work sheet (kertas kerja). Dengan menggunakan work sheet jumlah kolom yang disediakan untuk jenis barang lebih banyak dari pada menggunakan jurnal penjualan berkolom. Namun demikian jumlah kolom masih tetap terbatas, untuk itu setiap kelompok barang disediakan satu work sheet.

Contoh bentuk work sheet sebagai berikut :

Work Sheet Penjualan Menurut Kelompok Produk

Read More